Por: GRM
Gestión de documentos electrónicos: capture los beneficios
Hoy, no es un secreto que los EDMS (sistemas de gestión de documentos electrónicos) ofrecen ahorros monetarios significativos y muchas otras ventajas sobre el uso y mantenimiento de registros de copias impresas. En consecuencia, puede apostar a que cualquier empresa o empresa que busque expandir la rentabilidad y la viabilidad esté considerando seriamente las perspectivas de un entorno de registros digitales.
Las ventas digitales superan las vulnerabilidades
La información digital, como el papel, no está libre de vulnerabilidades. Después de todo, existe la posibilidad de corrupción de datos, virus, fallas, deleciones accidentales, fallas de software/hardware, etc. Pero las ventajas con lo digital, especialmente en áreas como distribución e intercambio de información, espacio de almacenamiento, acceso rápido, edición y flexibilidad general de uso, superan los problemas potenciales. Parte de la razón es que la información digital es maravillosamente fácil de reproducir, distribuir y almacenar de forma segura. Además, con un poco de previsión y planificación de respaldo, el daño potencial de una falla electrónica se puede minimizar o evitar por completo.
El retorno de la inversión se realiza a través de una mejor eficiencia de las operaciones sobre los procesos manuales que no solo reducen los costos, sino que mejoran el servicio al cliente, mejoran el cumplimiento y minimizan el riesgo. Las organizaciones se benefician de la automatización de senderos de procesamiento, informes y auditoría, una mayor responsabilidad registrada de registros y la aceleración del análisis de negocios y la toma de decisiones.
Gestión de contenido de toda la empresa
A través de la gestión de documentos digitales, las empresas o las empresas de todos los tamaños y el tipo pueden optimizar y mejorar la productividad de prácticamente todos los aspectos de los negocios. La automatización de flujo de trabajo elimina los errores en la entrada de datos mientras se procesa y completa una amplia gama de tareas más rápido que nunca. Las cuentas por pagar y los recursos humanos son dos departamentos, en particular, cosechando grandes beneficios de tiempo, energía y costos al digitalizar la información y automatizar todo, desde el procesamiento de facturas hasta los beneficios de los empleados y la nómina.
Plataforma electrónica rentable basada en la nube
La automatización de flujo de trabajo y otros beneficios digitales que se encuentran en un sólido sistema de gestión de contenido electrónico se habilitan y mejoran a través del alojamiento de información a través de un repositorio único basado en la nube a pedido. Algunas compañías de gestión de documentos ofrecen esta capacidad en forma de un sistema SaaS (software como servicio). Para una organización que desea aumentar su huella digital, existen ventajas sustanciales de costos y facilidad de uso para este enfoque, como flexibilidad personalizable e implementación rápida. Para las organizaciones de atención médica, en particular, dichos sistemas han demostrado ser invaluables para proporcionar apoyo productivo antes, durante y después de las transiciones de EMR.
A diferencia de un sistema interno, el alojamiento fuera de SaaS a menudo no requiere gastos de capital iniciales. Por lo general, el software es compatible con los sistemas informáticos existentes de una empresa y se proporciona en una suscripción. Sin software o hardware para comprar, tampoco hay costos adicionales para el mantenimiento continuo, el soporte técnico interno o las futuras actualizaciones de hardware. Una tarifa mensual manejable cubre el sistema, así como el soporte técnico, las actualizaciones del sistema, la implementación y la capacitación. A cambio, una organización recibe la capacidad de archivar, procesar y distribuir una amplia gama de contenido, incluidos registros de salud, datos financieros, documentos legales e información inmobiliaria.
Cualquier punto de captura de entrada
La utilización de un repositorio digital único basado en la nube le permite capturar documentos en una empresa en cualquier punto de entrada en el sistema, a través de escaneo e imágenes, correos electrónicos, faxes, mensajes de texto, descarga de archivos y más. Existe una integración completa con programas de software populares como Adobe Acrobat, Microsoft Office y Microsoft Outlook, entre otros. La información capturada es segura y fácil de acceder, extraída, enrutada y archivada. La facilidad de captura de información, accesibilidad e intercambio también fomenta y promueve la colaboración entre depósitos.
Cumplimiento y recuperación de desastres
Además, el alojamiento web basado en la nube admite las capacidades de cumplimiento y recuperación de desastres de una organización. El monitoreo y la gestión de la información continúan 24 × 7 con un seguimiento de la cadena de custodia completamente defendible que ayuda a la investigación y el descubrimiento legal. Múltiples servidores en ubicaciones distantes proporcionan una copia de seguridad de información. Eso ayuda a garantizar la supervivencia de los datos en caso de incendio, inundación u otro ataque de desastres. Con tales protecciones, los repositorios alojados cumplen con los criterios de cumplimiento de HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud), ISO277799, SOC2, PPACA (Ley de Protección del Paciente Una Ley de Cuidado de Salud Asequible) y muchos otros mandatos regulatorios federales/estatales.
Mejoras clave del servicio de repositorio digital
Ya sea que se realicen imágenes en el sitio o fuera del sitio, de alta velocidad y de alta velocidad, van de la mano con una plataforma electrónica alojada, permitiendo que los documentos físicos se escaneen, convierten y se cargan electrónicamente para el acceso inmediato.
Algunos proveedores de repositorio digital capacitan aún más a sus clientes con la conveniencia adicional del software de control de inventario remoto, donde los usuarios autorizados pueden acceder de forma segura y administrar activamente registros y archivos durante todo el día desde cualquier computadora. Programas como este generalmente pueden acomodar una amplia gama de funcionalidades que incluyen búsquedas de registros, pagos de facturas, programación de recogida o entrega y generación de informes. Los usuarios incluso pueden buscar completamente palabras clave dentro del texto de cualquier mensaje de correo electrónico, PDF o documento de Microsoft Word.
Solución única, integral, de extremo a extremo
Si bien no hay escasez de empresas que ofrecen plataformas digitales, algunos proveedores mantienen y admiten medios en papel y electrónicos para ofrecer una solución completa, única y de ciclo de vida de múltiples servicios de gestión de información integrados.
La capacidad de ofrecer capacidades de almacenamiento de documentos fuera del sitio a largo plazo es importante para las organizaciones que deseen preservar registros de papel originales o que deseen archivar los registros de papel y digitales simultáneamente como una medida de protección de respaldo.
Los servicios adicionales que a menudo se encuentran en una solución de extremo a extremo son la protección de datos, los programas de retención personalizados y la destrucción certificada de documentos/ewaste. Estas ofertas, cuando se combinan con documentos y almacenamiento electrónico, imágenes a pedido y un repositorio digital alojado, ofrecen una respuesta rentable y de alta calidad a la mayoría de los desafíos de gestión de información de hoy.
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