Spencer Fluid Power Introduce Eficiencia en su Procesamiento de Facturas
Desafío
Spencer Fluid Power, una empresa líder de tecnología industrial que se especializa en la distribución de componentes de energía hidráulica en todo el noroeste del Pacífico, necesitaba ayuda para procesar sus facturas entrantes. Esta fue una empresa compleja ya que su división del noroeste del Pacífico de 2 mil millones de dólares se basa en más de 2.500 proveedores diferentes para apoyar sus operaciones y redes de clientes. El procesamiento de la factura manual costaba significativamente en términos de entrada y facturación de datos inexactos, retrasos en el procesamiento, envíos parciales, facturas perdidas y largos tiempos de espera de entrega de correo. Y aunque se habían comprado escáneres para archivar facturas electrónicamente, la entrada de datos y otras funciones relacionadas con la factura todavía se realizaban manualmente y continuaban obstaculizando la productividad.
Solución
GRM, con la ayuda de un socio estratégico, el Grupo Unilink, se propuso convertir las tareas de cuentas manuales restantes de Spencer en un sistema de automatización de flujo de trabajo completamente digitalizado. Las facturas escaneadas por Spencer se cargaron al repositorio basado en la nube de GRM. Este repositorio digital desempeñó un papel clave en la facilitación del proceso de visualización y aprobación de la factura y al mismo tiempo proporcionar una ruta de auditoría integral y un historial de transacciones. A través del repositorio digital de GRM, todos los datos de la factura pertinentes se extrajeron, se convirtieron y se enviaron a Unilink. El siguiente paso fue que Unilink traduzca y reasignara los datos a un archivo EDI personalizado e inteligente, que luego se entregó al sistema Sxe ERP de Spencer. Electrónica y automáticamente sin participación humana, la solución ideada por GRM proporcionó datos inteligentes y procesables de manera rápida y precisa. Mejor aún, obtener todo el sistema de transacciones EDI en su lugar y permitir que todos los 2.500 proveedores envíen facturas electrónicas en línea, tomó solo 45 días.
Implementación
Liberado de los retrasos en la tarea de entrada de datos manuales, el equipo de cuenta de la cuenta de Spencer ahora puede optimizar las aprobaciones y procesar las facturas con velocidad y eficiencia. Las facturas en papel son cosa del pasado, y se realizan un ahorro significativo en los costos en cada factura procesada. Esto ha permitido al departamento de AP aprovechar los descuentos de pago temprano al tiempo que reduce el costo general de procesamiento de facturas en un 60% o más. Aunque el nuevo sistema ahora procesa más de 5,000 facturas por mes sin errores, las capacidades de crecimiento incorporadas pueden acomodar números mucho mayores. Según un gerente de ERP en Spencer Fluid Power, las cuentas por pagar han triplicado su productividad desde que se implementó el sistema. Además, el actual departamento de AP, sin personal adicional, puede manejar la facturación para otros segmentos de la compañía, incluso cuando el programa se está implementando en tres divisiones adicionales.
Descripción general
Productos y Servicios
Beneficios
- Aumentar la eficiencia del procesamiento utilizando un flujo de trabajo automatizado
- Otorgar el acceso al personal y los derechos de aprobación para la visualización de información confidencial a través del repositorio de la nube de GRM
- Implementación rápida de soluciones con una configuración mínima
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