Documento de educación superior
Software de gestión

Inscripción y Admisiones

Con VisualVault, puede ahorrar tiempo y acelerar los procesos administrativos asociados con todos los aspectos de la inscripción. La solución de software de inscripción para la educación superior de VisualVault se integra con su sistema de información de estudiantes para automatizar estos procesos comerciales, brindando una visibilidad completa de cómo su grupo de solicitantes se alinea con sus poblaciones objetivo, le permite brindar respuestas oportunas a los solicitantes y lograr de manera eficiente los objetivos de inscripción.

Los beneficios adicionales para la inscripción y admisión incluyen:

• Maximice la eficiencia y la productividad del personal mediante la consolidación de documentos y registros en un repositorio seguro y centralizado
• El procesamiento de admisiones automatizado permite la auditoría de los documentos de los estudiantes para verificar la precisión y la información faltante
• Con la funcionalidad de Captura avanzada de VisualVault, puede acelerar el tiempo necesario para capturar los datos de las transcripciones de los estudiantes y las transferencias de créditos.
• Debido a que VisualVault se integra con los sistemas de información de los estudiantes, las universidades tienen acceso instantáneo a todos los registros de ayuda financiera en una sola plataforma
• Además, con Actionable Analytics, el personal de admisiones tiene paneles de administración para una visibilidad completa de cómo el grupo de solicitantes se alinea con las poblaciones objetivo y puede modelar escenarios de inscripción en tiempo real.

Asesoramiento académico

Without the proper systems, it’s common for there to be information that is missing, documents that are lost, inaccurate data or outdated files, making it difficult for academic counselors and faculty to provide academic advising services. This shortcoming ultimately impacts student satisfaction and overall program success.

Using VisualVault’s iForms, process automation, and analytics functionality, academic advisors are ensured of having the most current and accurate information. Using powerful management dashboards, information can be analyzed and modeled in a real-time mode. Student files are automatically routed to the appropriate counselor or faculty member, and students are provided with the updated information that they require.

The entire process improves the efficiency and effectiveness of advisors, counselors, and administrative staff, as student information is immediately available to be sorted, filtered, and analyzed via our student advising software solutions.

Ayuda financiera

Administrando el proceso con personal y presupuestos reducidos, muchas oficinas de ayuda financiera pasan semanas imprimiendo, archivando y administrando innumerables formularios para potencialmente cientos o miles de estudiantes que solicitan ayuda cada año. Estas oficinas pueden verse abrumadas rápidamente. Con las soluciones avanzadas de captura, iForms y automatización de procesos de VisualVault, las instituciones pueden procesar de manera rápida y eficiente grandes volúmenes de solicitudes de ayuda financiera.

• Los documentos se envían automáticamente al asesor de ayuda financiera correcto para su revisión y aprobación, lo que acelera el tiempo de procesamiento.
• Las universidades pueden implementar un portal de estudiantes en línea donde todos los formularios de ayuda financiera (iForms) pueden estar disponibles electrónicamente.
• Una lista de verificación de ayuda financiera en línea en el portal del estudiante se puede actualizar cuando se envían nuevos formularios, destacando exactamente lo que falta.
• La integración de VisualVault con los sistemas de información de los estudiantes permite que los profesionales de ayuda financiera tengan acceso inmediato a los documentos requeridos.
• Las alertas y notificaciones automáticas informan al personal de documentos o información faltantes automáticamente.

Mediante el uso de software de ayuda financiera para la educación superior y la automatización del proceso de ayuda financiera, las instituciones pueden distribuir las opciones de ayuda financiera antes, alentando a los estudiantes a inscribirse y reforzando los esfuerzos para cumplir con los objetivos de inscripción.

Incorporación de estudiantes

Uno de los procesos más lentos y costosos para la educación superior es la inscripción, el registro y la incorporación de estudiantes. Debido a que un alto porcentaje de estos procesos todavía se realizan en papel, las oficinas de Admisiones y Registro luchan por mantenerse al día con la demanda cada vez mayor. Con las soluciones de software de incorporación de estudiantes de VisualVault, puede aprovechar al máximo la automatización del flujo de trabajo para optimizar los procesos comerciales de la escuela y reducir sustancialmente su costo.

Usando iForms y un flujo de trabajo automatizado, las listas de administración de tareas guiarán a los estudiantes a través de actividades importantes que deben completar durante el período de incorporación. Según las prácticas comerciales de cada institución, se pueden identificar dependencias para hacer cumplir el orden en que se completan las tareas, evitando que los estudiantes progresen en las actividades hasta que se hayan completado todos los requisitos previos necesarios. Los iForms se pueden implementar y rastrear para los numerosos requisitos de incorporación, como un Pacto Comunitario / Expectativas y Pautas, Capacitación Requerida, Evaluación de Salud, Notificaciones de Emergencia, Seguimiento de Contactos, Registro de Vacunación, Prueba COVID-19 y muchos otros.

Captura de Transcripción y Evaluación de Crédito de Transferencia

Entregar decisiones oportunas a los estudiantes es más importante que nunca en el entorno altamente competitivo de hoy. Un resultado de esta competencia es que se está volviendo más dependiente de los estudiantes transferidos para cumplir con sus objetivos de inscripción anual. Sin embargo, las revisiones manuales y en papel hacen que estos procesos sean lentos e inmanejables, lo que retrasa las decisiones de equivalencia.

La solución de gestión de campus de GRM para el procesamiento de transcripciones captura y procesa rápidamente incluso los formatos de transcripciones más complejos. La tecnología de captura avanzada de VisualVault extrae de manera inteligente los datos de los estudiantes y las transcripciones, los importa, los indexa y los analiza, mientras que al mismo tiempo actualiza automáticamente el sistema de información de los estudiantes. Además, valida el trabajo del curso con la base de datos de articulación para decisiones rápidas de equivalencia de cursos. El resultado es que los estudiantes reciben las decisiones en días en lugar de semanas o meses, lo que permite que la institución inscriba antes a los estudiantes transferidos y cumpla con los objetivos de inscripción más rápidamente.

Salud Estudiantil

Como líder en el suministro de soluciones ECM a algunas de las organizaciones de atención médica más grandes del país, las soluciones de software de registros de salud para estudiantes de GRM se han desarrollado y perfeccionado con el tiempo, teniendo en cuenta las mejores prácticas en evolución de la industria de la atención médica. Expertos en integraciones de sistemas, captura, conversión y transmisión de datos, las soluciones de GRM Student Health brindan los datos y documentos que necesita para brindar una atención superior y disfrutar de una satisfacción superior de los estudiantes.

El personal administrativo y clínico puede acceder y enrutar documentos, asegurar firmas en línea, procesar registros, capturar datos de seguros y ejecutar todos los demás procesos laboriosos relacionados con la atención médica que le quitan tiempo a la atención real.

Alumnos y relaciones con donantes

El software de relaciones con ex alumnos y donantes de VisualVault puede ayudarlo a construir para el futuro mediante la promoción y el fortalecimiento de las relaciones con los donantes: comunicaciones con ex alumnos, llegar a los contribuyentes por primera vez, mantenerse en contacto con donantes regulares e iniciar programas de donaciones heredadas.

Con VisualVault, las instituciones pueden crear una carpeta para cada donante, almacenar todos los documentos relacionados y proporcionar al departamento un método más fácil para buscar y rastrear la información del donante. Las oficinas de promoción y las fundaciones pueden automatizar por completo la recepción y el procesamiento de obsequios y la documentación relacionada, integrándose con los sistemas CRM de promoción y proporcionando gestión electrónica de todos los pagos de obsequios y documentos relacionados.

Con la solución de gestión de campus de GRM, las oficinas de promoción pueden:

• Acceda a la información desde un archivo de donantes seguro y administrado centralmente.
• Actualice archivos de forma interactiva con contenido de una variedad de fuentes.
• Acelerar el desembolso de fondos a programas, proyectos, becas, iniciativas de investigación y otras prioridades institucionales.
• Aliviar los cuellos de botella y las cargas de procesamiento para liberar al personal para actividades de cara a los donantes de mayor valor.
• Mantenga los registros de donantes actualizados y libres de errores manuales.

Recursos humanos

Administrar grandes cantidades de datos de empleados de múltiples fuentes y obtener una verdadera gobernanza de la información en un panorama cada vez más complejo es uno de los mayores desafíos que enfrentan los profesionales de recursos humanos de la educación superior. Las soluciones de software de recursos humanos para la educación de GRM se integran a la perfección con los sistemas HCM / HRIS existentes para brindar a los colegios y universidades un control total de sus datos de recursos humanos en un único entorno digital.

VisualVault está diseñado para ayudar a mejorar la eficiencia general del departamento de recursos humanos a través de aplicaciones digitales avanzadas de fácil implementación. Te podemos ayudar:

• Obtenga visibilidad y control de los datos
• Acelerar el proceso de selección de candidatos
• Automatice los procesos manuales
• Mejorar el cumplimiento
• Minimice los riesgos y evite errores
• Perspectivas de Garner

Las funciones de recursos humanos, como la nómina, las solicitudes de PTO, los cambios de estado de los empleados y otros procesos, se simplifican para garantizar que el personal de recursos humanos tenga más tiempo disponible para concentrarse en el crecimiento académico, el desarrollo de talentos, una mejor gestión de proyectos, la colaboración interdepartamental y una mejor alineación de los procesos administrativos. personal con estrategia institucional.

Gestión de las instalaciones

Independientemente del tamaño de la institución, administrar las instalaciones de un colegio o universidad es una tarea enorme. Responsable de garantizar la planificación, el diseño, la construcción, la operación y el mantenimiento de todos los edificios y terrenos, este departamento puede beneficiarse de las soluciones de software de gestión de instalaciones de educación superior de VisualVault. Estas soluciones:

• Organice dibujos arquitectónicos, esquemas, documentos de seguridad, informes de sostenibilidad y manuales de operaciones por escuela para que sean fácilmente accesibles.
• Permita que el personal recupere planos, mapas y dibujos de tamaño E en el sitio desde computadoras portátiles con capacidad inalámbrica.
• Automatice el proceso de aprobación de proyectos, lo que permite a los supervisores priorizar fácilmente las solicitudes de trabajo según la urgencia.
• Use registros de auditoría para monitorear e informar la actividad del sistema a los administradores.
• Asigne derechos y privilegios de seguridad por grupo o usuario individual.

Servicios Financieros (AP, Contratos, etc.)

Cuentas por pagar

Los departamentos de cuentas por pagar se enfrentan a un aluvión diario de facturas y otros documentos que llegan desde varios lugares y en varios formatos. Capturar y organizar esta montaña de datos es un desafío constante, pero muchos de los procesos actuales son ineficientes y propensos a errores. Los largos procesos de aprobación de facturas pueden disminuir en gran medida la productividad cuando no existe una infraestructura colaborativa que pueda administrar de manera efectiva el flujo de documentos pendientes a medida que se dirigen a diferentes aprobadores.

Con las soluciones de software financiero de VisualVault para la educación, los colegios y universidades pueden detectar y eliminar las ineficiencias y optimizar los procedimientos de gestión de documentos de cuentas por pagar. El resultado es una velocidad y precisión de procesamiento AP sin precedentes y gastos significativamente menores asociados con las operaciones AP.

Gestión de contratos

Los colegios y universidades y otras instituciones de educación superior se enfrentan a desafíos únicos de gestión de contratos. Debe abordar el seguimiento de los acuerdos de propiedad intelectual y los acuerdos con proveedores de servicios generales, redactando, negociando y aprobando una amplia variedad de contratos con proveedores, socios, proveedores y empleados cada año. La gestión activa de estos contratos y el mantenimiento de relaciones formales con estas fuentes pueden ser difíciles y llevar mucho tiempo para muchas universidades que aún utilizan procesos manuales en papel.

La funcionalidad de administración de contratos de VisualVault ayuda a los colegios y universidades a ahorrar tiempo, garantizar el cumplimiento y promover las mejores prácticas de contratación. Administra y automatiza todo el proceso del contrato, incluidas las solicitudes de contrato, las aprobaciones, las líneas rojas, las firmas electrónicas, los hitos, las notificaciones, los informes y los análisis.

Como expertos en Gobierno de la información, GRM proporciona programas completos de conservación de contratos y documentos asociados. Todo el proceso de retención está completamente automatizado, lo que elimina las actividades que consumen mucho tiempo de archivar y buscar contratos y documentos, y rastrear los vencimientos.