Gestión de documentos de la industria energética

Ya sea en la oficina o en el campo, datos valiosos a su alcance.

Para la industria energética, la gestión de documentos energéticos de vanguardia es la piedra angular para el éxito. Capturar, organizar, analizar y compartir datos comerciales y técnicos de manera oportuna y rentable es absolutamente crítico para la exploración, la investigación científica, el desarrollo de proyectos y muchas otras disciplinas de la industria.

Tenemos las soluciones y la experiencia de gestión documental para proporcionar a los gerentes de proyectos, trabajadores de campo y empleados administrativos los medios para almacenar, recuperar y compartir información interna o fuera de la oficina. También podemos acelerar los procesos manuales y mejorar la precisión de los datos a través de nuestra tecnología de automatización de flujo de trabajo.

Mire el video para aprender sobre nuestro sistema ECM

El software de administración de documentos de GRM está construido con funcionalidades como ICR, OCR, captura de datos y software de automatización de flujo de trabajo para hacer muy sencillo crear documentos, editarlos y compartirlos

Mayor accesibilidad de información

Una gran parte del aumento de la accesibilidad a la información de toda la empresa es asegurarse de que esté primero en formato digital, que la información sea compatible y que esté ubicada dentro de un repositorio de documentos centrales. Sin esta infraestructura para la gestión de registros, se vuelve cada vez más difícil mantener los proyectos en movimiento en la dirección correcta.

Cuando implementamos nuestra plataforma para clientes, ayudamos a nuestros clientes a buscar y centralizar todos los documentos electrónicos dentro del contexto del nuevo sistema. Los documentos en papel se pueden digitalizar y cargar. Podemos integrar los sistemas existentes, permitiendo un flujo libre de datos en este repositorio central, esta fuente única y central de la verdad. Los usuarios autorizados pueden cargar nuevos documentos, compartir y colaborar.

Ahora, los trabajadores de oficina operan con eficiencia y los empleados de campo pueden ver de forma segura la información crítica, como los mapas SIG o los planes de construcción desde la conveniencia de sus dispositivos móviles. Este nivel de accesibilidad de datos, dentro y fuera de la oficina, es vital para garantizar que todas las partes involucradas en un proyecto estén bien informadas y no pierdan el tiempo recuperando información de fuentes dispersas.

Procesos de negocio acelerados

Los niveles de productividad pueden tomar un aumento significativo en una compañía de energía cuando los procesos que requieren mucho tiempo, como la entrada de datos, se automatizan dentro de los departamentos administrativos y no administrativos. Iforms, nuestra tecnología de forma inteligente tiene la capacidad de capturar y estructurar datos para el uso y alimentación de la documentación standard de la oficina. Ahora, los procedimientos de entrada de datos se pueden optimizar y los errores humanos se pueden evitar por completo.

Además de capturar datos en todos los tipos de formatos, nuestra tecnología de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) puede llevarlo un paso más allá digitalizando de manera inteligente un documento y capturando palabras clave específicas, que luego se pueden usar para ubicar un archivo a través de la función de búsqueda creada. en nuestro repositorio basado en la nube.

Y, estos datos recientemente estructurados se pueden poner a trabajar con nuestros sistemas de automatización de flujo de trabajo. Al mejorar drásticamente la eficiencia de innumerables procesos, puede usar nuestro constructor de flujo de trabajo para diseñar procesos que obtengan documentos a los que necesita ir, recopilando revisiones y aprobaciones en el camino.

Seguridad, Gobernanza & Cumplimiento

Además de todas las ganancias en la eficiencia entregadas por tener un entorno cada vez más digital, también hay ganancias que se pueden obtener en otros lugares. Entre esos lugares está la seguridad. Nuestra plataforma emplea los niveles más altos de herramientas de seguridad de datos y controles de acceso, lo que garantiza que sus datos solo estén permitidos visualizarse en manos de aquellos que están autorizados para verlos.

Además, con más de 35 años de experiencia en el almacenamiento de registros y la experiencia de gestión de registros con nuestras soluciones, también estamos bien versados y preparados para ayudarlo a administrar su cumplimiento y gobernanza con herramientas que administran si se destruyen o se retienen activos.

Gestión de registros de ciclo de vida

Somos capaces de manejar todas sus necesidades de gestión documental, incluida la custodia de registros físicos. En lugar de mantener su inventario de registros cada vez mayor almacenado en sus instalaciones y asumir todos los costos operativos asociados con el archivo y la recuperación de documentos, podemos ayudarlo a asignar mejor los recursos de su oficina almacenando sus registros en nuestros centros de custodia de documentos de vanguardia. Una vez que sus registros hayan llegado al final de su política de retención, podemos destruir su inventario físico que se adhiere a los requisitos de la industria y NAID.

Además de nuestras capacidades de almacenamiento y destrucción de registros, también podemos convertir digitalmente sus archivos físicos almacenados para la visualización inmediata a través de nuestro portal de clientes en línea, E-Access. Los usuarios pueden enviar solicitudes de digitalización a través de esta solicitud en línea para acceder a algunos de sus registros almacenados sin tener que solicitar la entrega física de esos documentos.

Desde el almacenamiento inicial hasta la destrucción, y todo lo demás, le proporcionamos las soluciones correctas de gestión documental a medida que su gestión de información evoluciona con el tiempo.

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