Gestión y administración de documentos
Servicios

plataforma de Gestión Documental 

La plataforma de gestión documental GRM® se ha construido a lo largo de 35 años sirviendo a algunas de las empresas más grandes y marcas más reconocidas, en una variedad de industrias.

Durante más de tres décadas, hemos sido la única empresa de administración de documentos con soluciones que abordan cada etapa del ciclo de vida de los documentos: almacenamiento de documentos tercerizada, digitalización de documentos, digitalización de correos, copia de seguridad y recuperación en la nube, servicios de destrucción y una gran cantidad de soluciones digitales como el gestor documental y el software de gestión de flujos de trabajo que se entregan a través de nuestra plataforma segura de servicios de contenido basada en la nube.

Soluciones de almacenamiento y custodia de documentos & Servicios de DIGITALIZACIÓN de documentos

Los beneficios de almacenar sus documentos fuera de sus intalaciones son muchos. Más allá del beneficio más obvio del espacio liberado, también existe el enorme beneficio de una organización superior y, posteriormente, de un acceso rápido a lo que necesite, cuando lo necesite.

GRM además de ejecutar un riguroso proceso de inventario y código de barras para cada caja, lo que mejora drásticamente la identificación y la accesibilidad en la mayoría de los casos,  también puede hacer que cualquier documento almacenado esté disponible para usted digitalmente, bajo demanda a través de nuestra operación de digitalización interna.

Con todo visible y fácil de administrar en nuestro portal de administración de registros e-Access, usted apreciará rápidamente los beneficios de los servicios de almacenamiento GRM y sus extensiones, mucho más allá de la simple liberación de espacio.

Software y servicios de gestión de documentos seguros

Contamos con la infraestructura y los protocolos de seguridad para garantizar que sus registros permanezcan seguros, contabilizados y accesibles.

• Más de 3 millones de pies cuadrados de espacio de almacenamiento de documentos en nuestras instalaciones en todo EE. UU. y con instalaciones de primer nivel en todos los países donde tenemos presencia.
• Instalaciones climatizadas y sistemas de extinción de incendios de última generación en todas nuestras instalaciones
• Vigilancia de circuito cerrado y personal de seguridad las 24 horas del día, los 7 días de la semana en cada ubicación
• El portal de clientes de acceso electrónico permite un fácil acceso a todos los activos bajo nuestra custodia y una gran cantidad de otras funciones, como ordenar la digitalización de documentos y el pago de facturas.
• El sistema de seguimiento de documentos Precisionplus permite la gestión rápida de documentos y la recuperación de registros a través de códigos de barras únicos
• Almacenamiento seguro en la nube para todos sus activos digitales

Servicios SUPERIORES de GRM para la gestión de documentos y la atención al cliente  

Ya sea que solo necesite recuperar algunos archivos o tenga necesidades únicas y complejas de servicios de administración de documentos, manejamos todas las solicitudes de los clientes de manera rápida y profesional.

• Profesionales especializados en la Gestión Documental
• Elaboración de diagnósticos y de instrumentos archivísticos
• Equipo de servicio al cliente dedicado y representantes asignados localmente a cada cuenta
• Entrega digital al día siguiente, al mismo día o casi inmediatamente, de cualquiera de sus registros físicos
• Portal de clientes de acceso electrónico disponible para todos los clientes que deseen utilizarlo para ver y administrar todos los activos

Reduzca los riesgos de almacenamiento y custodia con nuestros servicios de gestión documental

Nuestro objetivo es maximizar su información como un activo y minimizarla como un pasivo.

• Almacene sus registros con nosotros y reduzca la posibilidad de dañar, extraviar o destruir sus documentos empresariales críticos.
• Solicite la digitalización de documentos para digitalizar sus registros y respaldarlos en el almacenamiento en la nube.
• Asegúrese de que las copias digitales sean accesibles a lo largo de sus procesos empresariales y estén relacionados con éstos.
• Evite costes legales, multas y sanciones derivadas de violaciones de la confidencialidad o incumplimiento de las nuevas normativas del sector.

Destrucción certificada de documentos

Las políticas de retención de documentos, la gestión de los mismos y la destrucción certificada son componentes críticos de nuestros servicios de gestión documental.

• Administraremos sus políticas de retención de documentos y le informaremos cuándo es seguro deshacerse del inventario almacenado.
• Integramos en nuestro sistema las TRD (Tablas de retención documental) y sus políticas de retención 
• La destrucción de registros se lleva a cabo con nuestra estricta supervisión, generalmente dentro de las 48 horas posteriores a una solicitud de recolección o destrucción.
• Podemos eliminar de forma segura la información digital que se encuentra en una variedad de dispositivos, como discos duros, cintas de datos, CD, microfilm y mucho más.
• Contamos con la certificación SOC 2 en todos nuestros procesos de destrucción y somos afiliados de NAID (Asociación Nacional de Destrucción de Información).