Flujo de trabajo de gestión documental

Aplicaciones de automatización de flujo de trabajo del sistema de gestión de contenido que traen
eficiencia sin precedentes a sus procesos empresariales.

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¿Qué es el flujo de trabajo?

A diferencia de muchas cosas en el campo de gestión de contenido empresarial, esto es relativamente simple y claro: el flujo de trabajo es el movimiento (flujo) de tareas y documentos (trabajo) en todo su empresa. Históricamente, la parte más difícil es hacer que esas tareas fluyan de manera rápida y eficiente, con un mínimo de recursos humanos y un mínimo de errores cometidos en el proceso. Empleando VisualVault y su constructor intuitivo de flujo de trabajo, puede optimizar rápidamente los procesos manuales e intensivos en tiempo, transformándolos en procesos automatizados eficientes con nuestras soluciones de servicios de gestión de flujo de trabajo y servicios de contenido.

GRM VisualVault Software aparece en Forrester Wave: Content Platforms, Q2 2021.

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GRM workflow automation interface

¿Cuáles son algunas de las características del flujo de trabajo?

El núcleo del software de automatización de flujo de trabajo del documento es el diseñador de procesos gráficos. Simple, gráfico e intuitivo, este es un ejemplo perfecto de una aplicación de código bajo ó sin código (LCNC) donde los usuarios pueden diseñar fácilmente el proceso que desean ejecutar sin necesidad de escribir ningún código nuevo. Un ejemplo muy simple sería algo como esto:

Invoice submitted for approval

Factura presentada para su aprobación

Reviewed by manager

Revisado por el gerente

Revisado por el director

Submitted to accountSubmitted to accounting for paymenting for payment

Enviado a contabilidad para el pago

Las acciones en toda la organización se aceleraron con procesos simples de automatización de flujo de trabajo.

Este proceso digital paga dividendos en múltiples frentes. Además de la obvia simplicidad y eficiencia creadas con alertas de tareas útiles y otras herramientas para mantener el proceso en movimiento, los usuarios también pueden cargar contenido asociado, que puede ser necesario para permitir que el proceso avance. Por ejemplo, en el ejemplo de cuentas por pagar anterior, tal vez el gerente necesite cargar un contrato como prueba de que la factura refleja los términos de pago adecuados.

Adicionalmente, también hay una visibilidad y claridad incrementales creadas en virtud de los pasos y su estado que se pueden referenciar a las partes involucradas, con un conjunto de herramientas de informes presentadas en un cuadro de mando simple. Este tablero dejará en claro dónde existen problemas y oportunidades para una mejora adicional de los procesos.

En resumen, la gestión de documentos y las soluciones de automatización de los flujos de trabajo son una forma valiosa de optimizar los procesos, al minimizar la probabilidad de retrasos y errores significativos y lograr mayores niveles de eficiencia, minimizando el volumen de interacción humana requerida para ver un proceso hasta su terminación.

¿Cuál es la relación entre el flujo de trabajo y la optimización de procesos?

Entre la automatización del flujo de trabajo, la optimización de procesos empresariales (BPO), la gestión de procesos empresariales (BPM) y una gran cantidad de otros términos relacionados, existe la oportunidad de cierta confusión ya que hay superposición en términos, definiciones y en los beneficios que cada uno proporciona. Pero, la forma más fácil de entender esta familia de términos es esta: en el proceso empresarial se buscan lograr objetivos operativos y organizacionales. Este es el alto nivel, la macro arena. La automatización es uno de los medios para lograr el fin de la  optimización. La automatización es una de las muchas tácticas que se pueden emplear para lograr los objetivos de BPO o BPM.

Workflow Processing

Integración perfecta

Nuestra plataforma puede integrarse con la nueva línea de aplicaciones empresariales existentes en el mercado, así como con los sistemas heredados que pueda tener. Sin importar el volumen de documentación o la carga de trabajo del procesamiento de negocios, nuestras capacidades de automatización mejorarán sus procesos empresariales. Estaremos con usted en cada paso del camino para asegurarnos de que el proceso de implementación se logre sin problemas.

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