Software de administración y retencion de registros

Preservar, proteger y gestionar la retención y destrucción de documentos importantes.

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Nuestra solución de software de gestión de registros en línea juega un papel fundamental en la ejecución de los procesos de gestión de registros corporativos y puede servir como un componente importante de sus políticas de cumplimiento y gobierno corporativo. Los registros y la gestión de la información de una empresa (RIM) juegan un papel fundamental en la determinación de los procesos de retención, archivo y destrucción de una organización. La normatividad en Colombia sobre la retención de la información es muy clara.

GRM VisualVault Software aparece en Forrester Wave: Content Platforms, Q2 2021.Lea el informe ahora.

Mire para aprender sobre nuestro software de gestión de registros electrónicos

GRM Software de administración de registros es un componente central de nuestra plataforma VisualVault y sirve para preservar y proteger documentos que son registros de transacciones o decisiones.

Records Management vs Documents Management

¿Cuál es la diferencia entre la "gestión de registros" y la "gestión de documentos"?

Existe una clara diferencia entre la gestión de registros y la gestión de documentos. En resumen, la gestión de registros es una parte central del cumplimiento y el gobierno corporativo; es la práctica de preservar documentos que son finales y que sirven como prueba de una transacción o una decisión. Mientras que, por otro lado, la gestión de documentos se dedica a la gestión de documentos que están en proceso; al ser enrutados, revisados, aprobados, etc.

Mitigar el riesgo y ahorrar dinero con un cronograma de retención de registros

Un programa de retención de registros es una piedra angular de los programas formales de gobernanza de la información. Un cronograma de retención implementado adecuadamente paga dividendos en múltiples frentes:

  • Ayuda a formalizar categorías de registros clave
  • Facilita el cumplimiento y la respuesta de auditorías y organismos de control
  • Mejora la visibilidad de los registros inactivos
  • Formaliza los ahorros en costos de los planes de destrucción y disposición 
  • Cumple con las buenas prácticas exigidas por el AGN (Archivo General de la Nación)
  • Automatiza los procesos de retención según las TRD (Tablas de retención documental)
Document Retention

Garantizar el cumplimiento de nuestro sistema de gestión de registros

Debido a que las soluciones de software de gestión de registros sirven para conservar una transacción o decisión final, no se centran en actualizaciones y cambios. Más bien, la solución de gestión de registros de GRM es una herramienta que brinda a los empleados una forma simple (pero sofisticada) de ayudar a administrar los registros y garantizar el cumplimiento; así los registros que se conserven estén en forma física o sean archivos digitales.

Al establecer reglas de negocio y asociar metadatos específicos, el sistema aplicará automáticamente esas reglas de retención y dejará en claro qué debe conservarse y por cuánto tiempo. Por el contrario, el sistema también designará lo que se puede descartar y cuando se puede disponer de éstos registros.

creado para responder a auditorias, investigaciones y litigios

Con la solución de gestión de registros GRM como parte de la ecuación, tendrá medios formales y en gran medida automatizados para establecer reglas de negocio, organizar documentos, acceder y en última instancia poder destruir los datos innecesarios.

Cada elemento está registrado y se le da un identificador único, se aplican reglas de retención y luego se mantiene o se destruye cuando se cumple con el tiempo de conservación. Si bien el back -end es mucho más complejo, ésta es la funcionalidad más importante de la gestión de registros, – hacer que que los documentos estén disponibles para su referencia a lo largo del tiempo. Este acceso simple e integral también les permite estar disponibles exitosamente para auditorías, investigaciones y litigios, así como tenerlas a disposición para su destrucción cuando llegue el momento apropiado.

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