Una Entidad Gubernamental de la Ciudad de Nueva York Necesitaba Ayuda para Escanear Sus Documentos en Formato Grande
Desafío
Un departamento del gobierno de la ciudad de Nueva York estaba en busca de un proveedor de gestión de registros capaz de convertir sus documentos físicos en formato digital y almacenar esos archivos de forma segura para referencia futura. Seguían encontrando proveedores de escaneo que no podían satisfacer sus demandas particulares de imágenes debido al volumen de escaneo en cuestión, así como a la documentación de tamaño irregular que debía ser escaneada. Además, buscaron un socio de escaneo que pudiera manejar la exigente logística de recoger regularmente documentos para la digitalización.
Solución
Para asegurarse de que su futuro compañero de escaneo pueda manejar sus requisitos de imagen, GRM se sometió a un período de prueba con una cantidad de documentos de muestra que se escaneará dentro de un período específico. Después de que GRM acordó los parámetros de prueba impuestos por este cliente del sector público, procedimos a transportar su primer conjunto de registros a Nuestras instalaciones de Nueva York. Inicialmente nos habían pedido escanear 5,000 archivos con el lapso de una semana, pero superamos sus expectativas y digitalizamos aproximadamente 10,000 archivos durante este período de prueba.
Al externalizarnos sus proyectos de escaneo, pudieron liberar a los empleados de escaneo de alto volumen a diario y garantizar la precisión del material escaneado. Además, después de escanear sus archivos almacenamos sus registros físicos en el sitio; Permitiéndoles recuperar un valioso espacio de oficinas para ser utilizados de una manera más productiva. Con documentos vitales como planes de construcción o impresiones azules que se escanea de manera rápida y precisa, esta importante documentación puede estar disponible para las personas adecuadas sin demora, lo que aumenta su capacidad de respuesta interna y obtiene rápidamente los componentes la información que solicitan.
Implementación
Posteriormente nos otorgaron la tarea de escaneo completa y comenzamos a digitalizar aproximadamente 200,000 cajas de registros que estaban en manos de otro proveedor de almacenamiento. Estos registros incluyeron planes de construcción, impresiones azules y otros documentos similares de tamaño irregular. Con nuestros centros de imágenes Al estar equipados con los últimos escáneres de gran formato, pudimos convertir de manera rápida y precisa estos documentos en forma electrónica. Después de completar este extenso proyecto de escaneo, continuamos escaneando entre 10,000 y 12,000 registros de tamaño y formato variables cada semana. Empleamos el uso de nuestro repositorio digital como medio para entregar sus archivos escaneados y procedimos a almacenar sus registros físicos en nuestras instalaciones de vanguardia.
Beneficios
- Aumento de la productividad diaria de los empleados, ya que ya no tienen que indexar, archivar y almacenar nuevos documentos.
- El valioso espacio de oficinas recuperado para ser utilizado de una manera más productiva.
- La documentación importante se puede aprovechar y compartir más fácil y más rápido que antes ahora que los archivos se están escaneando rápidamente.
- Todo el material escaneado es preciso y de alta calidad.
PONERSE EN CONTACTO
Puede comunicarse con nosotros por teléfono al 01.367.5009, o complete el formulario a continuación