Una Corporación de Servicios Financieros Aumenta los Niveles de Productividad de su Departamento de Recursos Humanos
Desafío
Una corporación de servicios financieros patrocinados por el gobierno tenía un creciente problema de accesibilidad de información en su departamento de recursos humanos y requería un medio centralizado para aprovechar y compartir la documentación de recursos humanos. Tampoco tenían los recursos de la oficina para digitalizar y archivar rápidamente el nuevo papeleo en el sitio. Sin poder escanear sus documentos de manera oportuna y no tener un repositorio central en su lugar, la ubicación y el hecho de hacer una información importante de recursos humanos se convirtió en un proceso laborioso y lento. Además, tuvieron dificultades para mantener sus flujos de trabajo de aprobación de documentos en línea y eficientes dada la falta de una plataforma de colaboración digital que pudiera facilitar la revisión de los documentos pendientes.
Solución
Para ayudar a aumentar la accesibilidad de este cliente a la información de los empleados y acelerar los procesos de recursos humanos, GRM intervino y les proporcionó una solución integral de gestión de información que era fácil de implementar e inmediatamente abordaría sus desafíos. Para comenzar la fase de implementación, transfirimos su inventario de registros de recursos humanos a nuestras instalaciones de almacenamiento e iniciamos el proceso de conversión digital. Nuestros centros de imágenes están equipados con los últimos escáneres en el mercado y desempeñaron un papel vital para asegurarse de que la calidad de cada archivo escaneado fuera óptima.
Una vez que sus archivos fueron digitalizados, los subimos a nuestro repositorio digital basado en la nube para que los usuarios autorizados accedan en línea. Después de haber establecido un repositorio de documentos centrales para que los empleados aprovechen, implementamos nuestra tecnología de automatización de flujo de trabajo para optimizar la forma en que circula la documentación pendiente a través de una cadena de aprobadores. Con nuestro repositorio sirviendo como medios de entrega, los documentos de recursos humanos que requieren aprobación se enviaron automáticamente a las personas apropiadas y continuarían con un ciclo de aprobación predeterminado hasta que un documento haya sido completamente aprobado. Si un revisor no interactúa con un documento dentro de un período de tiempo asignado, se envían notificaciones por correo electrónico a ese usuario como recordatorio para negar o aprobar un archivo.
Implementación
Después de ejecutar esta compleja solución de gestión de la información, su departamento de recursos humanos pudo acceder a los archivos de empleados importantes de manera rápida y fácil y evitar perder el tiempo buscando y recuperar documentos físicos de recursos humanos. Otra forma en que la productividad ha aumentado en su departamento de recursos humanos es que ahora los empleados de recursos humanos pueden centrarse en otras tareas administrativas importantes en lugar de manejar la indexación, almacenamiento y escaneo de una nueva documentación del día. Desde una perspectiva de aprobación de documentos, la tecnología de automatización pudo optimizar y acelerar el proceso de colaboración entre los aprobadores y garantizar que el proceso de aprobación no se detuviera.
Descripción general
Productos y Servicios
- Almacenamiento de registros físicos
- Servicios de escaneo
- Archivado neutral del proveedor
- Automatización de flujo de trabajo
Beneficios
- Una mayor productividad de los empleados de recursos humanos con escaneo de documentos, indexación y almacenamiento que se manejan fuera del sitio.
- Compartir documentos mejorados y aprobación acelerada de la documentación confidencial de recursos humanos.
- Mayor accesibilidad a los archivos de los empleados.
- Mayores niveles de satisfacción de los empleados en toda su organización.
- Costos de almacenamiento físico reducidos relacionados con la alojamiento de sus gráficos de pacientes y muestras patológicas en el sitio.
- Aumentó su espacio de oficina disponible y reasignó la mano de obra de oficina previamente aprovechada para indexación, archivo y escaneo a otras áreas que requieren atención, como la atención al paciente.
- Aumentó la accesibilidad de la información del gráfico de pacientes en todo su sistema de salud.
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