Un Prestigioso Bufete de Abogados de Nueva York Utiliza una Solución de Correo Digital para Mantener Continuidad Empresarial
Fondo
Desde 2002, GRM Information Management ha administrado las necesidades de almacenamiento de documentos de un destacado firma de abogados de litigios civiles con sede en Nueva York con oficinas en Nueva York, Nueva Jersey y Pensilvania.
En marzo de 2020, la pandemia Covid19 se apoderó y se extendió rápidamente por todo el metro de Nueva York. La gravedad del brote y los problemas de salud pública que representó obligaron a este prominente bufete de abogados de Nueva York y un gran porcentaje de otras empresas con sede en la ciudad de Nueva York a la transición a un modelo de trabajo en gran medida remoto para sus empleados casi durante la noche.
Desafío
Este cambio dramático y repentino resultó en que las empresas se vieran obligadas a repensar inmediatamente cómo estaban llevando a cabo negocios diarios y la importancia de las tecnologías digitales.
El destacado bufete de abogados de Nueva York fue una de las organizaciones que se movió rápidamente para mantener la continuidad del negocio y continuar sirviendo a sus clientes al más alto nivel. Dentro de una semana de esta transición repentina de empleados que trabajan desde casa, el bufete de abogados y GRM comenzaron a trabajar en concierto para abordar uno de los desafíos operativos traídos por esta agitación en el lugar de trabajo, recibiendo y distribuyendo correo físico.
La gerencia del bufete de abogados vio el recibo y el procesamiento del correo entrante como central para las operaciones diarias exitosas. Aunque había un flujo constante de documentos legales de misión crítica, cartas y facturas, la gerencia no quería que los empleados viajaran a la oficina para recibir, procesar y revisar estas piezas de correo. En respuesta, las dos organizaciones trabajaron juntas para implementar rápidamente la solución de sala de correo digital de GRM.
Solución
En un par de semanas, se había implementado la solución. El proceso de sala de correo digital fue iniciado por el bufete de abogados que tenía todos los correos enviados a las oficinas de Jersey City de GRM, que incluyen una instalación de conversión digital de última generación. Una vez que el correo está organizado, escaneado e indexado, se carga en la plataforma segura de servicios de contenido basado en la nube de GRM, VisualVault. Una vez en VisualVault, el personal de la firma de abogados accede a los documentos críticos y se distribuyen digitalmente a las partes apropiadas. Ante el inicio casi injusticado de la pandemia, la implementación rápida y la funcionalidad resultante permitieron a la empresa lograr la combinación ideal de mantener las operaciones a un alto nivel al tiempo que proporciona un entorno de trabajo seguro para empleados, clientes y socios.
El éxito continuo de la solución y las eficiencias que ha introducido en la empresa ha dado como resultado que el programa se considere para la implementación a largo plazo una vez que los empleados regresan a un modo de operación principalmente basado en la oficina. Además, la solución ha llevado a la firma de abogados de Nueva York a considerar iniciativas digitales adicionales, como la automatización del flujo de trabajo y otras soluciones de gestión de procesos comerciales entregadas por la plataforma VisualVault.
Implementación
La solución de sala de correo digital es un ejemplo de la combinación simbiótica de servicios de gestión de documentos físicos y tecnologías digitales de vanguardia que GRM aporta al mercado.
La solución integral de sala de correo Digital GRM incluye la capacidad de:
- Asignar metadatos que identifiquen el correo por el departamento, el personal y la categoría
- Categorizar, organizar el correo automático y el correo de búsqueda
- Notificaciones de emisión por usuario y departamento
- Ejecutar anotaciones, ediciones y firmas electrónicas
Descripción general
Productos y Servicios
- Almacenamiento de registros físicos
- Servicios de escaneo
- Archivado neutral del proveedor
- Automatización de flujo de trabajo
Beneficios
- Un proceso de sala de correo más eficiente.
- Uso compartido de documentos mejorado a través de etiquetado automático, clasificación y notificaciones de nuevos documentos para usuarios/departamentos, así como firmas electrónicas, anotaciones y capacidades de edición para todos los documentos.
- Adherencia a las regulaciones Safe Harbor y PCI. Todos sus datos están protegidos con firewall con el cifrado de extremo a extremo.
- Pista de auditoría de cada documento para brindarle una vista completa de las ediciones y abre
- Un buzón virtual que ofrece una visibilidad digital completa de todo su correo a través de un portal en línea.
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