SMART & FINAL
Fondo
Smart & Final, fundada en 1871 en Los Ángeles, CA, es una cadena de tiendas de alimentos y suministros estilo almacén. Con más de 12.000 empleados, la empresa opera más de 300 tiendas en el oeste de los Estados Unidos y 15 en el noroeste de México.
Desafío
El departamento de Recursos Humanos de Smart & Final requería un depósito de documentos y un espacio de trabajo que fuera compatible con Ceridian/Dayforce y Applicant Tracking System (Cornerstone) para más de 300 tiendas nacionales para sus 12 000 empleados activos.
Solución
GRM implementó VisualVault, proporcionando un repositorio para todos sus documentos y registros de recursos humanos, así como la integración con su HRIS (Dayforce). Como parte de la solución, Smart & Final tiene una incorporación de empleados completamente automatizada. Cuando un nuevo candidato completa el proceso en el Sistema de seguimiento de candidatos, Cornerstone envía automáticamente la información del candidato a VisualVault, que envía el nuevo paquete de contratación al candidato a través de la integración de Adobe Sign. El solicitante recibe un documento para firmar, que comprende toda la firma requerida.
Después de que el solicitante complete el proceso de firma, el documento se divide en documentos individuales basados en el tipo de sección. VisualVault envía esta información del solicitante a Workday y recibe la ID de empleado recién asignada.
Following the successful deployment of the HR applicant onboarding process, Smart & Final expanded their use of VisualVault to automate their Policy Distribution process, automatically distributing policies for signature to their employees.
Implementación
La capacidad de GRM para proporcionar una implementación rápida, junto con la integración con sus aplicaciones de seguimiento de candidatos y HRIS, fueron el factor determinante para elegir GRM. Toda la implementación tomó aproximadamente 14 semanas. Además, GRM pudo implementar el complejo esquema de carpetas y los requisitos de seguridad de Smart & Final, incorporando diferentes bibliotecas para empleados corporativos y de tiendas, gerentes de tiendas, junto con diferentes portales para varios usuarios y grupos. El equipo de implementación trabajó con Smart & Final para brindar toda la funcionalidad para crear nuevas carpetas de contratación, administrar empleados activos y despedidos, crear cronogramas de retención de documentos y automatización sofisticada del flujo de trabajo.
Beneficios
- Proceso de incorporación de empleados más rápido y sin problemas
- Ahorros de costos tremendos
- Un repositorio para todos los registros de solicitantes y recursos humanos
- Reducción del tiempo de recursos humanos dedicado a tareas administrativas
- Mejoró la experiencia del candidato, así como una incorporación más fluida para los nuevos empleados
- Facilita la contratación colaborativa
- Proporciona una mejor y más rápida detección de solicitantes
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