Encontrar respuestas a preguntas simples debe ser un proceso simple. GRM Document Management está poniendo las respuestas a una serie de nuestras preguntas más frecuentes (preguntas frecuentes) directamente a su alcance. Desplácese por la lista y puede encontrar exactamente lo que necesita.
De lo contrario, nuestros representantes de servicio al cliente están disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana para ayudar con cualquiera de sus preguntas sin respuesta. Solo llame al 01.367.5009
¿Dónde puedo encontrar el Documento de Política de uso aceptable del Centro de Registros en línea GRM?
El documento de política de uso aceptable del Centro de registros en línea de GRM se puede encontrar en la página “Acceso al cliente”, que está vinculada en nuestra página de inicio o simplemente haciendo clic aquí.
¿Cuánto tiempo debo mantener registros?
Depende del tipo de registro, su industria y sus regulaciones. En general, los registros deben mantenerse durante siete años, pero algunos registros deben mantenerse por mucho más tiempo y otros por menos tiempo. Si un registro es de valor histórico, puede retener el registro indefinidamente.
Los expertos en retención de registros de GRM pueden trabajar con su empresa para ayudar a establecer un programa de retención de registros compatible para su organización.
¿Por qué la gestión de registros fuera del sitio?
El almacenamiento de documentos fuera del sitio permite a una organización aumentar la seguridad y la eficiencia y reducir los costos. Dado que los registros contienen información, un recurso valioso, es esencial adoptar un enfoque sistemático para la gestión de los registros. Gestión de registros fuera del sitio de GRM:
- Contribuye al funcionamiento sin problemas de los programas de su organización al hacer que la información necesaria para la toma de decisiones y las operaciones estén disponibles
- Ayuda a brindar servicios de manera consistente y equitativa
- Facilita el desempeño efectivo de las actividades en toda una agencia
- Protege los derechos de la organización, sus empleados y sus clientes
- Proporciona continuidad en caso de desastre
- Protege los registros del acceso inapropiado y no autorizado
- Cumple con los requisitos legales y reglamentarios que incluyen actividades de archivo, auditoría y supervisión
- Proporciona protección y apoyo en litigios
- Permite una recuperación más rápida de documentos e información de los archivos
- Mejora la eficiencia y la productividad de la oficina
- Proporciona una mejor documentación de manera más eficiente
- Apoya y documenta la investigación histórica y de otro tipo
- Libera espacio de oficina para otros fines
- Evita compras innecesarias de equipos de oficina
¿Dónde se almacenan mis registros?
Sus registros en papel se almacenan en un almacén seguro. Nos adherimos a las políticas de seguridad más estrictas de la industria. Todas sus cuadros están codificados y se le proporciona un inventario en línea protegido con contraseña, lo que le permite rastrear todos y cada uno de los registros a lo largo de su ciclo de vida.
¿Dónde están almacenados mis películas, video, audio y datos digitales?
Se almacenarán en una de las bóvedas de datos de GRM. Las bóvedas están construidas para cumplir con los estrictos estándares de construcción resistentes al fuego del American National Standards Institute y la Asociación Nacional de Protección contra Incendios. El entorno, que está diseñado para preservar y proteger los datos, así como proporcionar almacenamiento seguro de video y película, está equipado con un sistema HVAC independiente y se monitorea por computadora para mantener un rango de temperatura entre 65 ° y 68 ° y humedad relativa entre 35 % y 45%. La entrada de la almohadilla clave, los detectores de movimiento, la detección de calor y humo, CCTV y un sistema de extinción de incendios FM-200 ofrecen seguridad y protección contra incendios de última generación para todas sus necesidades de almacenamiento de cintas. Y la bóveda está ubicada estratégicamente para proporcionar servicios rápidos de recuperación de desastres a los centros comerciales primarios y los principales sitios calientes.
¿Dónde se almacenan mis registros electrónicos?
Utilizando el software de archivo de documentos digitales líderes en la industria, GRM Evault reconoce y captura los cambios en los archivos (a nivel de bloque), cifra los datos para mejorar la seguridad y lo comprime para minimizar el tiempo de transmisión. Los datos cifrados se envían a través de Internet o líneas de telecomunicaciones privadas a bóvedas de almacenamiento masivas fuera del sitio altamente seguras.
¿Qué es un programa de retención de registros?
Un programa de retención es un programa bien documentado que rastrea los registros desde su inicio hasta su destrucción. Se mantiene un inventario de los registros eliminados, incluida la certificación de que han sido destruidos. Los registros nunca deberían ser simplemente descartados. La mayoría de las organizaciones utilizan procesos, incluida la pulverización, la trituración de papel o la incineración. GRM también ofrece reciclaje certificado.
¿Dónde se encuentra GRM?
Servicios GRM 15 principales áreas metropolitanas de los Estados Unidos, incluidas Atlanta, Austin, Baltimore, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Indianapolis, Los Ángeles, Miami, Nueva Jersey, Nueva York, Filadelfia, San Francisco y Washington, D.C. servicio muchas otras áreas. También tenemos una instalación en Lima, Perú, así como seis ubicaciones en China, incluidos Beijing, Guangdong y Shanghai. Además, tenemos tres instalaciones en Colombia, incluidas Bogotá, Calim y Medellin. Por último, tenemos una instalación en Río de Janeiro, Brasil y Dar es Salaam, Tanzania.
¿Cómo solicito servicios?
Con GRM, los servicios de pedido nunca han sido más fáciles. Puede ordenar instantáneamente y en línea con nuestra tecnología EACCESS exclusiva protegida con contraseña. Puede ordenar por fax, correo electrónico y por teléfono.
¿Cómo inicio sesión en eaccess?
Una vez que se registre, simplemente vaya a nuestro sitio web, haga clic en el botón “Iniciar sesión” junto a las palabras “Acceso al cliente” en la esquina superior derecha del sitio web. Te llevarán a otra página donde pueda iniciar sesión en EACCESS.
¿Cómo inicio sesión en eaccess?
En la tabla de usuarios de la cuenta, aparece una nueva columna que ha restringido, editar o editar a granel en la lista. Esto define qué acceso tiene el usuario para ver y editar elementos en la base de datos. Restringido es solo para ver. Esta persona no puede hacer ningún cambio en la base de datos. Editar permite al usuario hacer cambios en un elemento a la vez. La edición a granel permite al cliente realizar cambios en más de un elemento a la vez.
¿Se puede facturar cada departamento por separado?
Sí. La tecnología de acceso electrónico de GRM permite opciones de facturación personalizadas.
¿Cuál es la política de recargo por combustible de GRM?
En una industria que depende de las entregas, los costos operativos del vehículo se han elevado a niveles que GRM ya no puede continuar absorbiendo. A partir del 1 de septiembre de 2008, GRM implementará un Política de recargo por combustible. El recargo por combustible de GRM solo se aplicará a los elementos de servicio operados por el vehículo y aparecerá como una línea de recargo en su factura.
Recargo por escala deslizante
El recargo de combustible GRM fluctuará en una escala deslizante junto con el aumento y la caída de los precios de combustible en la carretera según lo documentado por la Administración de Información de Energía de los Estados Unidos. Como los precios se suministran de forma regional, cada recargo de ubicación de GRM diferirá de acuerdo con las regiones como se indica a continuación.
Región GRM, ubicación
Atlántico Norte: Boston, NY
Atlántico central: NJ, PA, Baltimore, Washington DC
Atlántico inferior: GA, FL
Suroeste: Houston, Dallas, Austin, TX
Midwest: IL, Indianapolis California: San Francisco, Los Ángeles
GRM usará $ 2.00 como su tasa base y se ajustará hacia arriba o hacia abajo de acuerdo con los informes de combustible según lo dispuesto por la gasolina minorista de los EE. UU. Y el combustible diesel en la carretera identificado en la tabla a continuación. GRM usará esta tabla para determinar el precio actual del combustible – Tabla A
GRM ha creado esta tabla para que sus clientes puedan hacer referencia y calcular los recargos en cualquier momento y compararse con los totales facturados. Tenga en cuenta que el recargo de cada mes se calculará de la siguiente manera. Por ejemplo, la factura de julio (por servicios incurridos en junio) se basará en los puntos de precio para junio. Vea los más recientes en los precios del combustible diesel de la autopista dictados por la Administración de Información de Energía de EE. UU. (Tenga en cuenta: se le dirigirá lejos del sitio web de GRM. GRM no es responsable del contenido o información proporcionada en otros sitios web).
¿GRM se negocia públicamente?
GRM es la compañía de gestión de registros privadas más grande del país. Tenemos la infraestructura y la tecnología avanzada de una empresa multimillonaria, pero debido a que somos privados, informamos solo a nuestros clientes. Nos brinda la flexibilidad de satisfacer sus necesidades de una manera sin precedentes en la industria de gestión de registros.
¿Cómo trabajo para GRM?
GRM siempre está buscando personas talentosas. Ofrecemos un excelente paquete de compensación y beneficios. Visita nuestro Carreras de GRM Página para ver oportunidades abiertas en GRM.
¿Qué pasa si todavía tengo preguntas?
Puede contactarnos en cualquier momento en info@grmdocument.com o llamar 01.367.5009
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