Uma Entidade Governamental de NYC Precisava de Ajuda para Digitalizar Seus Documentos de Grande Formato
Desafio
Um departamento governamental da cidade de Nova York estava em busca de um fornecedor de gestão de registros capaz de converter seus documentos físicos em formato digital e armazenar esses arquivos com segurança para referência futura. Eles continuavam encontrando fornecedores de digitalização que não conseguiam atender às suas demandas específicas de imagem devido ao volume de digitalização em questão, assim como a documentação de tamanho irregular que precisava ser digitalizada. Além disso, eles buscavam um parceiro de digitalização que pudesse lidar com a logística exigente de coleta regular de documentos para digitalização.
Solução
Para garantir que seu futuro parceiro de digitalização pudesse atender às suas exigências de imagem, a GRM passou por um período de teste com uma quantidade amostral de documentos a serem digitalizados dentro de um período especificado. Após a GRM concordar com os parâmetros de teste impostos por este cliente do setor público, procedemos com o transporte de seu primeiro conjunto de registros para nossa instalação em Nova York. Inicialmente, eles nos pediram para digitalizar 5.000 arquivos no período de uma semana, mas superamos suas expectativas e digitalizamos aproximadamente 10.000 arquivos durante este período de teste.
Ao terceirizar seus projetos de digitalização para nós, eles foram capazes de liberar os funcionários da digitalização de alto volume diariamente e garantir a precisão do material digitalizado. Além disso, após digitalizarmos seus arquivos armazenamos seus registros físicos no local; permitindo assim que eles recuperassem espaço valioso no escritório para ser usado de maneira mais produtiva. Com documentos importantes como plantas de construção ou projetos sendo digitalizados de forma rápida e precisa, essa documentação importante pode ser disponibilizada aos indivíduos certos sem atrasos – aumentando sua capacidade de resposta interna e fornecendo rapidamente aos constituintes as informações solicitadas.
Implementação
Posteriormente, fomos premiados com a tarefa completa de digitalização e começamos a digitalizar aproximadamente 200.000 caixas de registros que estavam sendo mantidos por outro fornecedor de armazenamento. Esses registros incluíam plantas de construção, projetos e outros documentos semelhantes de tamanho irregular. Com nossos centros de imagem equipados com os scanners de grande formato mais modernos, conseguimos converter rapidamente e com precisão esses documentos em formato eletrônico. Após concluir este extenso projeto de digitalização, continuamos a digitalizar entre 10.000 e 12.000 registros de vários tamanhos e formatos todas as semanas. Empregamos o uso de nosso repositório digital como um meio para entregar seus arquivos digitalizados e prosseguimos com o armazenamento de seus registros físicos em nossas instalações de última geração.
Benefícios
- Aumento da produtividade diária dos funcionários, pois não precisam mais indexar, arquivar e armazenar novos documentos.
- Recuperaram espaço valioso no escritório para ser usado de forma mais produtiva.
- Documentação importante pode ser alavancada e compartilhada mais facilmente e rapidamente do que antes, agora que os arquivos estão sendo digitalizados rapidamente.
- Todo material digitalizado é preciso e de alta qualidade.
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