Corporação de serviços financeiros aumenta os níveis de produtividade de seu departamento de RH
Desafio
Uma corporação de serviços financeiros patrocinada pelo governo tinha um crescente problema de acessibilidade à informação em seu departamento de Recursos Humanos e precisava de um meio centralizado para alavancar e compartilhar documentação de RH. Eles também não tinham os recursos de escritório para digitalizar e arquivar prontamente novos documentos no local. Sem conseguir digitalizar seus documentos de maneira oportuna e não tendo um repositório central em vigor, localizar e referenciar informações importantes de RH tornou-se um processo laborioso e demorado. Além disso, eles tinham dificuldade em manter seus fluxos de trabalho de aprovação de documentos alinhados e eficientes, dada a falta de uma plataforma de colaboração digital que pudesse facilitar a revisão de documentos pendentes.
Solução
Para ajudar a aumentar a acessibilidade deste cliente às informações dos funcionários e acelerar os processos de RH, a GRM interveio e forneceu-lhes uma solução abrangente de gestão de informações que era simples de implementar e abordaria imediatamente seus desafios. Para iniciar a fase de implementação, transferimos o inventário de registros de RH para nossas instalações de armazenamento e iniciamos o processo de conversão digital. Nossos centros de imagem estão equipados com os scanners mais modernos do mercado e desempenharam um papel vital em garantir que a qualidade de cada arquivo digitalizado fosse ótima.
Uma vez que seus arquivos foram digitalizados, nós os carregamos em nosso repositório digital baseado na nuvem para que os usuários autorizados pudessem acessar online. Depois de estabelecer um repositório central de documentos para que os funcionários pudessem alavancar, então implementamos nossa tecnologia de automação de fluxo de trabalho para agilizar a maneira como a documentação pendente circulava por uma cadeia de aprovadores. Com nosso repositório servindo como meio de entrega, os documentos de RH que requeriam aprovação eram automaticamente enviados aos indivíduos apropriados e continuariam em um ciclo de aprovação pré-determinado até que um documento fosse totalmente aprovado. Se um revisor não interagir com um documento dentro de um período de tempo alocado, notificações por e-mail são enviadas a esse usuário como um lembrete para negar ou aprovar um arquivo.
Implementação
Após executar esta complexa solução de gestão de informações, o departamento de Recursos Humanos conseguiu acessar rapidamente e facilmente arquivos importantes dos funcionários e evitar desperdiçar tempo procurando e recuperando documentos físicos de RH. Outra maneira pela qual a produtividade aumentou em seu departamento de RH é que agora os funcionários de RH podem se concentrar em outras tarefas administrativas importantes em vez de lidar com a indexação, armazenamento e digitalização diários de novos documentos. Do ponto de vista da aprovação de documentos, a tecnologia de automação foi capaz de agilizar e acelerar o processo colaborativo entre os aprovadores e garantir que o processo de aprovação não parasse.
Visão Geral
Produtos & Serviços
- Armazenamento Físico de Registros
- Serviços de Digitalização
- Arquivamento Neutro de Fornecedores
- Automação de Fluxo de Trabalho
Benefícios
- Maior produtividade dos funcionários de Recursos Humanos com digitalização, indexação e armazenamento de documentos sendo tratados externamente.
- Compartilhamento de documentos aprimorado e aceleração da aprovação de documentação sensível de RH.
- Aumento da acessibilidade aos arquivos de funcionários.
- Maiores níveis de satisfação dos funcionários em toda a sua organização.
- Redução dos custos de armazenamento físico relacionados ao armazenamento de seus gráficos de pacientes e amostras patológicas no local.
- Aumento do espaço disponível no escritório e realocação do trabalho de escritório anteriormente aproveitado para indexação, arquivamento e digitalização para outras áreas que requerem atenção, como o atendimento ao paciente.
- Aumento da acessibilidade das informações dos gráficos de pacientes em todo o seu sistema de saúde.
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