Onde existem ineficiências de gestão de dados e desafios de equipe relacionados, é um ambiente feito sob medida para uma aplicação ECM ser implementada com sucesso. Neste caso, o FQHC mencionado acima aproveitou duas soluções separadas que fazem parte do Suite de Automação HIM da GRM.
Gestão de Informações em Saúde (HIM) para FQHC
Contexto
Um Centro de Saúde Qualificado Federalmente (FQHC) com seis locais na região do meio-Atlântico, quase 300 funcionários e atendendo mais de 60.000 pacientes anualmente; estava enfrentando sérias dificuldades para adequar adequadamente sua função de HIM e acompanhar os processos diários de gestão de dados de pacientes e solicitações de liberação de informações (ROI).
Desafio
Enquanto os departamentos de HIM historicamente têm sido desafiados pelo grande volume de documentos em papel que são requeridos para processar, esse desafio de gestão de dados foi exacerbado dramaticamente pela pandemia da Covid-19. O fator multiplicador da pandemia foi impulsionado por duas dinâmicas:
- O volume de pacientes procurando serviços de saúde aumentou e, como resultado, o volume de papelada que precisava ser processada aumentou.
- A presença da Covid resultou em menos pessoas dispostas a trabalhar em um ambiente de saúde, dado o aumento da exposição. Esse medo de maior exposição levou a demissões incrementais, bem como não havia um fornecimento pronto de substitutos que poderiam entrar.
Essas dinâmicas relacionadas colocaram enormes tensões nos recursos humanos da organização. E o efeito dominó negativo no FQHC e seus pacientes não terminou apenas com o processamento de registros subpar. Essa combinação de fatores levou a mais erros, assim como assistentes médicos e médicos tendo maior responsabilidade pelos processos de gestão de dados dos pacientes. Isso, é claro, levou a menos tempo para cuidar dos pacientes.
Em última análise, a pandemia da Covid-19 inaugurou uma tempestade perfeita de desafios para o mundo intensivo de papel, trabalho e detalhes das operações de HIM.
Solução
Arquivamento de Documentos Clínicos iFiling
A primeira solução foi o produto Clinical Document iFiling da GRM. Em contraste com a típica revisão manual, entrada de dados, digitalização e processos de codificação necessários para processar um registro de paciente em papel, a solução Clinical Document iFiling automatiza efetivamente todos esses processos – minimizando erros, aumentando a produtividade e reduzindo drasticamente os custos.
Entregue através da plataforma segura baseada na nuvem da GRM, VisualVault, essa solução emprega uma série de tecnologias, como Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e Automação de Processos Robóticos (RPA) para processar automaticamente os registros dos pacientes e integrá-los aos perfis de pacientes corretos no EHR. E, além das eficiências óbvias que criou no decorrer de um dia de trabalho normal, essa solução é capaz de processar registros por si só 24 horas por dia, em contraste com a média de 8 horas de trabalho de um membro típico da equipe.
Liberação de Informações de Saúde (ROI)
Além da solução Clinical Document iFiling que o FQHC adotou, eles também contrataram a GRM na frente de ROI. Atender a solicitações de ROI é uma área que requer tanto trabalho, expertise e idealmente, uma boa solução tecnológica, então a prática e solução digital de ROI da GRM foi um ajuste natural.
Como esse FQHC estava em uma posição de ser forçado a fazer mais com menos equipe, enfrentando a resposta a um número cada vez maior de solicitações de ROI, eles sabiam que estavam em maior risco de ficar ainda mais para trás no processamento de ROI, cometendo erros, criando violações de confidencialidade e a responsabilidade resultante.
A solução compatível com HIPAA e HITECH da GRM automatizou e racionalizou o máximo possível da atividade de ROI para tornar o processo mais fácil para o FQHC, à medida que solicitavam e entregavam registros médicos. Todas as solicitações se originavam no portal online da GRM onde pacientes, provedores de saúde, companhias de seguro, advogados e sistemas judiciais arquivavam suas solicitações digitalmente usando um formulário inteligente em vez de por telefone ou fax. E, uma vez que os dados solicitados estavam disponíveis, eles eram entregues online. Com a plataforma ECM da GRM no centro da solução e facilmente integrada com EMRs, sistemas de faturamento e sistemas de imagens, uma troca suave de dados foi estabelecida e o processo de atendimento de ROI foi acelerado.
Análises
Além das eficiências operacionais que foram realizadas, benefícios dramáticos também foram alcançados por virtude das análises disponibilizadas como parte da solução da GRM. As análises forneceram perspectiva em tempo real e alertas sobre o processo; ajudando o FQHC a evitar penalidades por registros se aproximando do prazo de processamento e destacando registros que tinham dados faltando. O painel de análises também entregou um nível sem precedentes de visibilidade sobre o processo e insights que anteriormente não estavam disponíveis para a gestão.
Análise do Retorno Sobre o Investimento
Com base nas eficiências realizadas, estima-se que o FQHC diminuiu seu orçamento de HIM em mais de 50%.
Visão Geral
Produtos & Serviços
Tecnologia
Benefícios
- 50% de Economia no Orçamento de HIM
- Resolver Desafios de Pessoal e Prestar Melhor Atendimento ao Paciente Automatizando Processos de Registro do Paciente
- Reduzir Responsabilidade Garantindo a Conformidade com HIPAA e HITECH
- Precisão Melhorada e Maior Visibilidade de Processo
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