Corporação Hospitalar da América Lança Programa de Codificação em Saúde
Desafio
A GRM recentemente desenvolveu uma solução dinâmica de codificação de pacientes em saúde para a Hospital Corporation of America — uma organização nacional de saúde com mais de 150 hospitais, mais de 100 centros cirúrgicos, quase 200.000 empregados e uma rede que se estende pelos Estados Unidos e Inglaterra. Os registros dessas práticas chegam aos escritórios principais da empresa por fax ou pelo correio. Após o recebimento, os documentos são compilados e revisados para certificar-se de que todas as informações necessárias foram recebidas. A codificação é então atribuída a empregados internos ou codificadores contratados externamente, que recebem suas tarefas com base na especialidade médica.
O que motivou a participação da GRM foram vários desafios crescentes no processo de codificação em vigor na organização de saúde. Eles incluíam uma forte dependência do manuseio manual de papel e o recebimento frequente de documentação de pacientes incompleta. Essas questões levaram a uma alta incidência de erros de informação, interrupção do processo e longos atrasos que impactaram negativamente a produtividade e os custos gerais. Erros e registros incompletos exigiam que representantes da organização de saúde entrassem em contato repetidas vezes com as práticas médicas para resolver discrepâncias. Isso, combinado com o grande volume de reivindicações (várias centenas por semana), apenas agravava os atrasos e contribuía para um crescente acúmulo na codificação, que por sua vez se traduzia em tempos de espera mais longos para que as práticas médicas fossem pagas.
Solução
A GRM e a HCA lançaram um programa piloto de teste para 15 práticas, o qual levou apenas duas semanas para ser implementado. Utilizando formulários eletrônicos, a GRM criou um processo de submissão de reivindicações digitais que poderia ser facilmente acessado e preenchido através do Centro de Registros Online GRM — um repositório digital flexível baseado na nuvem. Esse sistema possibilitou a captura e contabilização de todas as informações físicas necessárias na primeira tentativa. Ele também garantiu o anexo eletrônico e arquivo de qualquer documentação necessária (seja física ou residindo em um computador ou outro dispositivo digital) através da digitalização Kofax e uploads de arquivos.
Implementação
Neste programa, um pacote de informações digitais é criado para cada encontro com o paciente, que inclui uma espécie de folha de rosto listando e resumindo os conteúdos. Um fluxo de trabalho também é iniciado, que só permite a submissão de uma reivindicação à empresa quando todas as informações necessárias da reivindicação estão incluídas. Isso coloca a responsabilidade pelo controle de qualidade da informação e atrasos no processamento na prática, que não estaria na fila para receber pagamento até que todas as informações da reivindicação fossem fornecidas com precisão. Também torna o processo de fluxo de trabalho, que é baseado no tipo de encontro com o paciente, mais simples e racionalizado. Como resultado, as reivindicações são codificadas e processadas muito mais cedo. A Hospital Corporation of America conseguiu reduzir os custos de processamento, eliminar gargalos e tornar seus processos de pagamento muito mais eficientes.
Benefícios
- Menor incidência de relatos causados pelo manuseio manual e transferência de documentos físicos.
- Reduz a ineficiência, custo e risco de armazenar documentos de funcionários em armários de arquivo ou outras instalações de armazenamento.
- Elimina efetivamente atrasos e erros caros, bem como milhares de dólares em taxas de entrega de correio.
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