Um Proeminente Escritório de Advocacia de NY Emprega uma Solução de Sala de Correio Digital para Manter Rapidamente a Continuidade dos Negócios
Contexto
Desde 2002, a GRM Information Management vem gerenciando as necessidades de armazenamento de documentos de um renomado escritório de advocacia de litígio civil com sede em Nova York, com escritórios em Nova York, Nova Jersey e Pensilvânia.
Em março de 2020, a pandemia da COVID-19 se estabeleceu e se espalhou rapidamente por toda a área metropolitana de Nova York. A severidade do surto e os problemas de saúde pública que representou forçaram esse renomado escritório de advocacia de NY e uma grande porcentagem de outras empresas sediadas na cidade de Nova York a fazer a transição para um modelo de trabalho amplamente remoto para seus funcionários praticamente da noite para o dia.
Desafio
Essa mudança dramática e súbita resultou nas empresas sendo forçadas a repensar imediatamente como estavam conduzindo os negócios diários e a importância das tecnologias digitais.
O renomado escritório de advocacia de NY foi uma das organizações que se moveu rapidamente a fim de manter a continuidade dos negócios e continuar a servir seus clientes no mais alto nível. Em uma semana dessa transição súbita para o trabalho remoto dos funcionários, o escritório de advocacia e a GRM começaram a trabalhar em conjunto para abordar um dos desafios operacionais trazidos por essa convulsão no ambiente de trabalho – recebimento e distribuição da correspondência física.
A gestão do escritório de advocacia viu o recebimento e processamento da correspondência física como central para operações diárias bem-sucedidas. Embora houvesse um fluxo constante de documentos legais críticos, cartas e faturas, a gestão não queria que os funcionários viajassem ao escritório para receber, processar e revisar esses itens de correspondência. Em resposta, as duas organizações trabalharam juntas para implementar rapidamente a solução de Sala de Correio Digital da GRM.
Solução
Em poucas semanas, a solução foi implementada. O processo da Sala de Correio Digital foi iniciado pelo escritório de advocacia tendo toda a correspondência encaminhada para os escritórios da GRM em Jersey City, que incluem uma instalação de conversão digital de última geração. Uma vez que a correspondência é organizada, digitalizada e indexada, ela é então carregada no VisualVault, a plataforma de serviços de conteúdo segura e baseada na nuvem da GRM. Uma vez no VisualVault, os documentos críticos são acessados pelo pessoal do escritório de advocacia e distribuídos digitalmente às partes apropriadas. Diante do início quase imediato da pandemia, a rápida implementação e a funcionalidade resultante permitiram que o escritório alcançasse a combinação ideal de manter operações em alto nível enquanto fornecia um ambiente de trabalho seguro para funcionários, clientes e parceiros.
O sucesso contínuo da solução e as eficiências que ela introduziu no escritório resultaram na consideração do programa para implementação de longo prazo, uma vez que os funcionários retornem ao modo de operação baseado principalmente no escritório. Além disso, a solução levou o escritório de advocacia de NY a considerar iniciativas digitais adicionais, como automação de fluxo de trabalho e outras soluções de gestão de processos de negócios fornecidas pela plataforma VisualVault.
Implementação
A solução da Sala de Correio Digital é um exemplo da combinação simbiótica de serviços de gestão de documentos físicos e tecnologias digitais avançadas que a GRM traz para o mercado.
A solução abrangente da Sala de Correio Digital da GRM inclui a capacidade de:
- atribuir metadados que identificam correspondências por departamento, pessoal e categoria
- categorizar, classificar automaticamente e buscar correspondências
- emitir notificações por usuário e departamento
- executar anotações, edições e assinaturas eletrônicas
Visão Geral
Produtos & Serviços
- Armazenamento Físico de Registros
- Serviços de Digitalização
- Arquivo Neutro de Fornecedores
- Automação de Fluxo de Trabalho
Benefícios
- Um processo de sala de correio mais eficiente.
- Compartilhamento de documentos aprimorado através de marcação automática, classificação e novas notificações de documentos para usuários/departamentos, bem como capacidades de assinaturas eletrônicas, anotações e edição para todos os documentos.
- Adesão às regulamentações Safe Harbor e PCI. Todos os seus dados são protegidos por firewall com criptografia de ponta a ponta.
- Rastro de auditoria de cada documento para fornecer uma visão completa de edições e aberturas.
- Uma caixa de correio virtual que fornece uma visibilidade digital completa de toda a sua correspondência através de um portal online.
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