Distribuidor nacional de alimentos reformula seu sistema de processamento de faturas
Desafio
Como o maior distribuidor de produtos frescos do país, a rede de 34 centros de distribuição deste cliente estava tendo problemas para processar faturas de clientes de maneira eficiente. Eles careciam tanto dos recursos de mão de obra quanto dos processos e procedimentos necessários para lidar com grandes volumes de processamento de faturas.
Seu sistema de faturas atual envolvia o transporte de faturas físicas, que são produzidas por cada centro de distribuição, até o centro de faturamento apropriado para processamento adicional. Essa operação estava se mostrando financeiramente insustentável e propensa a erros, então eles estavam ansiosos para implementar uma solução que pudesse reduzir significativamente seus custos de processamento e ajudá-los a fornecer um atendimento ao cliente mais rápido e eficaz.
Solução
Para melhorar o sistema de processamento de faturas existente deste cliente e melhorar seu atendimento ao cliente, implementamos nossas soluções de conversão e armazenamento digital para atender a esses objetivos de negócios. Primeiro, agendamos e executamos as coletas de suas faturas de cada centro de distribuição e as levamos para nossas instalações regionais de armazenamento de registros. Com nossa forte presença nacional e equipes de operações dedicadas, conseguimos coordenar a recuperação e entrega de mais de 5 milhões de faturas para nossos vários locais de digitalização geograficamente dispersos. Após nossas equipes de imagem completarem o processo de digitalização, os arquivos digitalizados foram carregados em nosso repositório digital baseado na nuvem para visualização online imediata por funcionários ou clientes. Quanto às faturas físicas digitalizadas, elas foram armazenadas com segurança em nossas instalações de última geração. Logo após concluir este projeto inicial de conversão de faturas, continuamos digitalizando aproximadamente 70.000 faturas por mês para cada centro de distribuição respectivo.
Implementação
Ao fornecer a este cliente nossos serviços de digitalização e emparelhar essa solução com nosso repositório de documentos, eles foram capazes de processar e armazenar digitalmente faturas mais rápido do que antes e abandonar o processo dispendioso de transportar faturas físicas para centros de processamento próximos. Agora, seus representantes de atendimento ao cliente têm acesso mais rápido às informações da fatura e os próprios clientes podem visualizar suas faturas através da interface intuitiva do nosso repositório, inserindo suas credenciais únicas. Além disso, eles também conseguiram realocar seus recursos de escritório e mão de obra para outros setores de seus negócios, agora que sua força de trabalho não precisa mais digitalizar documentos diariamente ou entregar manualmente faturas a centros de processamento.
Visão Geral
Produtos & Serviços
Benefícios
- Melhora drástica na qualidade do atendimento ao cliente.
- Aumento da lucratividade em toda a empresa com a redução dos custos de processamento de faturas.
- Maior produtividade dos funcionários com a terceirização da digitalização e gestão de registros.
ENTRAR EM CONTATO
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