SMART & FINAL
Contexto
Smart & Final, fundada em 1871 em Los Angeles, CA, é uma cadeia de lojas de alimentos e suprimentos em estilo armazém. Com mais de 12.000 funcionários, a empresa opera mais de 300 lojas no oeste dos Estados Unidos e 15 no noroeste do México.
Desafio
O departamento de Recursos Humanos da Smart & Final precisava de um repositório de documentos e espaço de trabalho compatível com a Ceridian/Dayforce e o Sistema de Rastreamento de Candidatos (Cornerstone) para mais de 300 lojas nacionais para seus 12.000 funcionários ativos.
Solução
A GRM implementou o VisualVault, fornecendo um repositório para todos os seus documentos e registros de RH, bem como integração com seu HRIS (Dayforce). Como parte da solução, a Smart & Final tem um Onboarding de Funcionários totalmente automatizado. Quando um novo candidato completa o processo no Sistema de Rastreamento de Candidatos, Cornerstone envia automaticamente as informações do candidato ao VisualVault, que envia o pacote de contratação ao candidato via integração com o Adobe Sign. O candidato recebe um documento para assinar, contendo todas as assinaturas necessárias.
Após a conclusão do processo de assinatura pelo candidato, o documento é dividido em documentos individuais baseados no tipo de seção. O VisualVault envia essas informações do candidato ao Workday e recebe o novo ID de Funcionário atribuído.
Após a implementação bem-sucedida do processo de onboarding de candidatos de RH, a Smart & Final expandiu o uso do VisualVault para automatizar seu processo de Distribuição de Políticas, distribuindo automaticamente políticas para assinatura pelos seus funcionários.
Implementação
A capacidade da GRM de fornecer uma implantação rápida, juntamente com integração aos seus aplicativos de rastreamento de candidatos e HRIS, foram os fatores determinantes para a escolha da GRM. A implementação completa levou aproximadamente 14 semanas. Além disso, a GRM conseguiu implementar o complexo esquema de pastas e requisitos de segurança da Smart & Final, incorporando bibliotecas diferentes para funcionários corporativos e de lojas, gerentes de lojas, juntamente com diferentes portais para vários usuários e grupos. A equipe de implementação trabalhou com a Smart & Final para entregar toda a funcionalidade para criar pastas de novos funcionários, gerenciar funcionários ativos e demitidos, construir cronogramas de retenção de documentos e automação de fluxo de trabalho sofisticada.
Benefícios
- Processo de Onboarding de Funcionários mais Rápido e Sem Contratempos
- Economia de Custos Tremenda
- Um Repositório para Todos os Registros e Documentos de Candidatos e RH
- Redução do Tempo de RH Gasto com Tarefas Administrativas
- Melhorou a Experiência do Candidato, Bem Como Um Onboarding mais Suave para Novos Funcionários
- Facilita a Contratação Colaborativa
- Proporciona uma Triagem de Candidatos Melhor e Mais Rápida
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