Spencer Fluid Power Introduz Eficiência no Processamento de Suas Faturas
Desafio
Spencer Fluid Power, uma empresa líder em tecnologia industrial especializada na distribuição de componentes de energia hidráulica por todo o Noroeste do Pacífico, precisava de ajuda para processar suas faturas de entrada. Este era um empreendimento complexo, pois sua divisão do Noroeste do Pacífico, de 2 bilhões de dólares, depende de mais de 2.500 fornecedores diferentes para apoiar suas operações e rede de clientes. O processamento manual de faturas estava custando à empresa significativamente em termos de entrada de dados imprecisos e faturamento, atrasos no processamento, remessas parciais, faturas perdidas e longos tempos de espera para entrega de correio. E embora scanners tenham sido comprados para arquivar faturas eletronicamente, a entrada de dados e outras funções relacionadas à fatura ainda estavam sendo realizadas manualmente e continuavam a impedir a produtividade.
Solução
A GRM, com a ajuda do parceiro estratégico, The UniLink Group, começou a converter as tarefas manuais restantes de contas a pagar de Spencer em um sistema de automação de fluxo de trabalho completamente digitalizado. As faturas digitalizadas por Spencer foram carregadas no repositório baseado na nuvem da GRM. Esse repositório digital desempenhou um papel chave para facilitar o processo de visualização e aprovação das faturas, ao mesmo tempo em que fornecia um rastro de auditoria abrangente e histórico de transações. Através do repositório digital da GRM, todos os dados pertinentes das faturas foram extraídos, convertidos e enviados para a UniLink. O próximo passo foi para a UniLink traduzir e remapear os dados para um arquivo EDI inteligente personalizado, que foi então entregue ao sistema ERP Info SXE da Spencer. Eletronicamente e automaticamente sem envolvimento humano, a solução desenvolvida pela GRM forneceu dados inteligentes e acionáveis de forma rápida e precisa. Melhor ainda, colocar todo o sistema de transações EDI em funcionamento e permitir que todos os 2.500 fornecedores enviassem faturas eletrônicas online levou apenas 45 dias.
Implementação
Liberada das demoras nas tarefas de entrada de dados manual, a equipe de contas a pagar da Spencer agora é capaz de agilizar aprovações e processar faturas com velocidade e eficiência. Faturas em papel são coisa do passado, e economias de custos significativas são realizadas em cada fatura processada. Isso permitiu ao departamento de AP aproveitar descontos por pagamento antecipado enquanto reduzia o custo total de processamento de faturas em 60% ou mais. Embora o novo sistema agora processe mais de 5.000 faturas por mês sem erros, capacidades de crescimento integradas podem acomodar números muito maiores. De acordo com um gerente de ERP da Spencer Fluid Power, o departamento de contas a pagar triplicou sua produtividade desde que o sistema foi implementado. Além disso, o departamento de AP atual, sem equipe adicional, é capaz de lidar com a faturação para outros segmentos da empresa, mesmo enquanto o programa está sendo implementado em três divisões adicionais.
Benefícios
- Aumente a eficiência de processamento usando um fluxo de trabalho automatizado
- Conceda acesso e direitos de aprovação ao pessoal para a visualização de informações sensíveis através do repositório na nuvem da GRM
- Implementação rápida de soluções com configuração mínima
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