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Reduza as despesas operacionais de AP e aumente a rentabilidade da sua empresa.
Um departamento de Contas a Pagar (AP) tem a capacidade de lidar com altos volumes de tarefas de processamento de maneira rápida e precisa depende de quão eficientemente seu software de gerenciamento de documentos inteligente captura faturas e quão rapidamente os processos financeiros são concluídos. Se os métodos de contas a pagar são baseados em processamento manual relacionado à entrada de dados, gerenciamento de documentos, armazenamento de documentos, digitalização de documentos, compartilhamento de documentos e colaboração entre departamentos, pode limitar os níveis de produtividade de um departamento e aumentar drasticamente os custos de processamento.
Com nossas soluções de software de gestão de conteúdo empresarial e software de gestão de workflow integrado, somos capazes de identificar e remover as ineficiências presentes nos métodos de sua organização e otimizar os procedimentos de gerenciamento de documentos de Contas a Pagar. Fazendo isso, você experimentará uma velocidade e precisão de processamento de AP sem precedentes e, como resultado, menores despesas associadas às suas operações de AP e aumento da rentabilidade da sua empresa.
O software de gerenciamento de documentos da GRM é construído com recursos como ICR, OCR, captura de dados e software de automação de fluxo de trabalho para tornar a criação, edição e compartilhamento de documentos muito fácil.
Através de nossa tecnologia de captura de documentos inteligentes, iForms e processamento de faturas OCR, processos que envolvem preenchimento manual de formulários podem ser automatizados. Isso economiza tempo valioso dos funcionários de Contabilidade e pode aumentar drasticamente a produtividade do departamento.
iForms captura de forma inteligente dados fora de documentos físicos, e-mails, fax e conteúdo estruturado ou não estruturado; em seguida, utiliza essas informações capturadas para preencher automaticamente os formulários relevantes. Nossa funcionalidade OCR está integrada ao nosso software de reconhecimento de faturas e é capaz de focar em campos específicos ou seções de um arquivo físico ou digital e capturar com precisão os dados dentro desses campos.
Da mesma forma, para dados de negócios que são não formatados, os recursos de captura de documentos inteligentes e captura de faturas de nosso iForm OCR identificam os dados apropriados que correspondem a documentos específicos de Contas a Pagar para gerenciar. Com essa tecnologia, futuras tarefas de entrada de dados são aceleradas e a qualidade dos dados de AP produzidos a partir desses fluxos de trabalho melhorará significativamente devido à eliminação do envolvimento humano nesses processos manuais. Agora, os departamentos de AP podem aproveitar descontos por pagamento antecipado e evitar fazer pagamentos duplicados ou atrasados.
Processos longos de aprovação de faturas podem tomar rumos improdutivos quando não há uma infraestrutura colaborativa que mantenha o fluxo de documentos pendentes em ordem à medida que se deslocam para diferentes aprovadores. Um formulário pendente de revisão pode permanecer sem aprovação por um longo período sem um meio de verificar rapidamente quais aprovadores de Contas a Pagar ainda não revisaram o documento; diminuindo significativamente todo o processo de aprovação.
Nossa solução automatizada de aprovação de fluxo de trabalho pode introduzir uma abordagem simplificada para ajudar processos de aprovação normalmente prolongados a se tornarem mais rápidos e eficientes. Com nosso repositório baseado na nuvem servindo como uma interface amigável, um documento pode ser enviado automaticamente através de uma série de aprovadores com nossa tecnologia de roteamento baseada em decisões. À medida que um formulário avança através de um ciclo de aprovação e é escalado para os indivíduos apropriados, os administradores podem observar o processo de fluxo de trabalho como um todo em nosso repositório online e determinar onde o progresso estagnou.
Nossa solução automatizada de aprovação de fluxo de trabalho também possui um sistema de notificação por email automatizado que lembra os aprovadores de revisar a documentação de fatura pendente, se ainda não o fizeram; garantindo assim que não haja pausas desnecessárias na progressão de uma aprovação de formulário.
Conseguimos unir os dados OCR capturados de qualquer sistema de gestão de informações financeiras existente e software de processamento de faturas dentro do seu departamento e exibi-los através de uma única interface online. Agora, acessar documentos antigos é muito mais fácil e rápido como resultado das poderosas funcionalidades de busca do nosso repositório na nuvem e sua integração perfeita aos sistemas financeiros existentes. Além de melhorar a acessibilidade interna à informação, nosso repositório também pode ser utilizado por fornecedores para que eles possam verificar o status de suas faturas por conta própria.
Uma vez que todas as informações digitais são armazenadas centralmente e acessadas de nosso repositório, os administradores podem examinar o fluxo de informações financeiras e garantir que não haja ineficiências arraigadas em um procedimento de gestão de registros financeiros. Essas ineficiências de processamento podem ser rapidamente identificadas com a ajuda do painel de gestão intuitivo do nosso repositório e ferramentas de relatórios embutidas.
Ao ganhar esse novo insight sobre seus processos de AP e subsequentemente abordar quaisquer problemas de processamento, os ciclos de receita podem ser acelerados e dados de fluxo de caixa podem ser submetidos com precisão aos executivos. Da mesma forma, auditores terceirizados podem usar nossas capacidades de rastreamento de auditoria para completar suas inspeções sem interromper processos ativos.
Nossas soluções completas de gerenciamento do ciclo de vida de documentos são capazes de abordar as responsabilidades relacionadas à conformidade em torno de seus registros financeiros, enquanto ajudam você a recuperar espaço no escritório e ainda fornecem acesso rápido ao seu inventário. Nossos centros de registros estão equipados com os sistemas de segurança mais modernos para garantir que seus registros em papel sejam gerenciados com segurança.
Assim que seus registros entram em nossas instalações de armazenamento de documentos, colocamos códigos de barras no seu inventário para que, quando você solicita registros através do nosso portal do cliente online, e-Access, possamos recuperar rapidamente as caixas corretas. E, nosso pessoal treinado pode ajudá-lo com suas necessidades de conversão digital, não importa o escopo do projeto de digitalização.
Uma vez que seus registros físicos alcançaram o final de seu ciclo de vida, também podemos ajudar você a desenvolver políticas únicas de retenção de registros e gerenciar seus documentos armazenados até que eles tenham alcançado o final de seu ciclo de vida. Nossos procedimentos de destruição certificados estão em conformidade com as regulamentações da NAID e, em vez de adquirir um fornecedor terceirizado para serviços de destruição, convenientemente permitimos que purguemos seu inventário físico para você.
Você pode entrar em contato conosco por telefone ou completar o formulário abaixo
(RJ) 21 – 2223-1112
(SP) 11 – 5197-3000
