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Esteja no escritório ou em campo, dados valiosos ao seu alcance.
Para a indústria de energia, a gestão avançada de documentos é a chave para o sucesso. Capturar, organizar, analisar e compartilhar dados empresariais e técnicos de maneira oportuna e eficiente é absolutamente essencial para a exploração, pesquisa científica, desenvolvimento de projetos e diversas outras disciplinas do setor.
Temos as soluções de gestão da informação e a expertise necessária para fornecer aos gerentes de projetos, trabalhadores de campo e funcionários administrativos os meios para armazenar, recuperar e compartilhar informações internamente ou fora do escritório. Também somos capazes de acelerar processos manuais e melhorar a precisão dos dados por meio de nossa tecnologia de automação de fluxos de trabalho.
O software de gestão de documentos da GRM é desenvolvido com recursos como ICR, OCR, captura de dados e automação de fluxos de trabalho, facilitando a criação, edição e compartilhamento de documentos.
Uma parte fundamental para aumentar a acessibilidade à informação em toda a empresa é garantir que ela esteja primeiramente em formato digital e que seja suportada e armazenada em um repositório central de documentos. Sem essa infraestrutura de gestão de registros, torna-se cada vez mais difícil manter os projetos no caminho certo.
Quando implementamos nossa plataforma para os clientes, ajudamos a buscar e centralizar todos os documentos eletrônicos dentro do novo sistema. Documentos em papel podem ser digitalizados e carregados. Também podemos integrar sistemas existentes, permitindo um fluxo livre de dados para esse repositório central, que se torna a fonte única e confiável de informações. Usuários autorizados podem carregar novos documentos, compartilhar e colaborar.
Agora, os funcionários do escritório operam com eficiência e os trabalhadores de campo podem acessar com segurança informações críticas, como mapas GIS ou planos de construção, diretamente de seus dispositivos móveis. Esse nível de acessibilidade de dados, tanto no escritório quanto fora dele, é essencial para garantir que todas as partes envolvidas em um projeto estejam bem-informadas e não percam tempo buscando informações de fontes dispersas.
Os níveis de produtividade podem ter um aumento significativo em toda uma empresa de energia quando processos demorados, como a inserção de dados, podem ser automatizados nos departamentos administrativos e não administrativos. O iForms, nossa tecnologia de formulários inteligentes, tem a capacidade de capturar e estruturar dados para o preenchimento automático de documentos padrão de escritório. Agora, os procedimentos de inserção de dados podem ser simplificados e os erros humanos completamente evitados.
Além de capturar dados em todos os tipos de formatos, nossa tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) pode ir além, escaneando de forma inteligente um documento e capturando palavras-chave específicas, que podem ser usadas posteriormente para localizar um arquivo através da função de busca integrada ao nosso repositório baseado na nuvem.
E esses novos dados aproveitáveis podem ser utilizados com nossos sistemas de automação de fluxos de trabalho. Melhorando drasticamente a eficiência de inúmeros processos, você pode usar nosso criador de fluxos de trabalho para projetar processos que levam os documentos onde eles precisam ir, coletando revisões e aprovações ao longo do caminho.
Além de todos os ganhos em eficiência proporcionados por um ambiente cada vez mais digital, há também melhorias a serem feitas em outras áreas, como a segurança. Nossa plataforma utiliza os mais altos níveis de ferramentas de segurança de dados e controles de acesso, garantindo que seus dados sejam acessados apenas por quem está autorizado a visualizá-los.
Além disso, com mais de 35 anos de experiência em armazenamento e gestão de registros, estamos bem preparados para ajudá-lo a gerenciar sua conformidade e governança, com ferramentas que permitem controlar a destruição ou retenção de ativos.
Somos capazes de atender a todas as suas necessidades de gestão de informações — incluindo o armazenamento de registros físicos. Em vez de manter seu inventário crescente de documentos arquivados no local e assumir todos os custos operacionais associados ao arquivamento e à recuperação de documentos, podemos ajudá-lo a alocar melhor os recursos do seu escritório armazenando seus registros em nossos centros de armazenamento de documentos de última geração. E, uma vez que seus registros atinjam o final de sua política de retenção, podemos destruir seu inventário físico em conformidade com os requisitos da indústria e da NAID.
Além de nossas capacidades de armazenamento e destruição de registros, também podemos converter digitalmente seus arquivos físicos armazenados para visualização imediata através de nosso portal de clientes online, o e-Access. Os usuários podem enviar solicitações de digitalização por meio deste aplicativo online para acessar alguns de seus registros armazenados sem precisar solicitar a entrega física desses documentos.
Desde o armazenamento inicial até a destruição, e tudo o que há no meio, oferecemos as soluções certas de gestão de documentos à medida que suas necessidades de gestão de informações evoluem ao longo do tempo.
Você pode entrar em contato conosco por telefone ou completar o formulário abaixo
(RJ) 21 – 2223-1112
(SP) 11 – 5197-3000
