Software de Gestão de Documentos para Ensino Superior

Matrículas e Admissões

• Maximizar a eficiência e produtividade da equipe consolidando documentos e registros em um repositório centralizado e seguro
• O processamento automatizado de admissões possibilita a auditoria de documentos do estudante para precisão e falta de informações
• Com a funcionalidade de Captura Avançada do VisualVault, você pode acelerar o tempo necessário para capturar dados do histórico escolar e transferências de créditos
• Como o VisualVault se integra aos sistemas de informações do estudante, as universidades têm acesso instantâneo a todos os registros de auxílio financeiro em uma única plataforma
• Além disso, com Análise Ação, o pessoal de admissões tem painéis de gerenciamento para visibilidade completa de como o grupo de candidatos se alinha com populações-alvo e pode modelar cenários de matrícula em tempo real.

Orientação Acadêmica

Auxílio Financeiro

• Documentos são automaticamente encaminhados para o conselheiro de auxílio financeiro correto para revisão e aprovação, acelerando o tempo de processamento.
• As universidades podem implementar um portal estudantil online onde todos os formulários de auxílio financeiro (iForms) podem ser disponibilizados eletronicamente.
• Uma lista de verificação de auxílio financeiro online no portal do estudante pode ser atualizada quando novos formulários são enviados, destacando exatamente o que está faltando.
• A integração do VisualVault com sistemas de informações do estudante permite que os profissionais de auxílio financeiro tenham acesso imediato aos documentos necessários.
• Alertas e notificações automáticas informam a equipe sobre documentos ou informações faltantes automaticamente.

Integração de Estudantes

Um dos processos mais demorados e custosos para o ensino superior é a matrícula, registro e integração de estudantes. Como uma alta porcentagem desses processos ainda é baseada em papel, as repartições de Admissões e Registro lutam para acompanhar a demanda crescente. Com as soluções de software de integração de estudantes do VisualVault, você pode aproveitar ao máximo a automação de fluxo de trabalho para simplificar os processos de negócios da escola enquanto reduz substancialmente seus custos.

Usando iForms e fluxo de trabalho automatizado, listas de gerenciamento de tarefas guiarão os estudantes através de atividades importantes que devem completar durante o período de integração. Com base nas práticas comerciais de cada instituição, dependências podem ser identificadas para impor a ordem na qual as tarefas são completadas, impedindo os estudantes de progredirem pelas atividades até que todos os pré-requisitos necessários tenham sido concluídos. iForms podem ser implementadas e rastreadas para os inúmeros requisitos de integração, tais como Compromisso Comunitário / Expectativas e Diretrizes, Treinamento Obrigatório, Avaliação de Saúde, Notificações de Emergência, Rastreamento de Contatos, Registro de Imunização, Teste COVID-19 e muitos outros.

Captura de Histórico Escolar e Avaliação de Créditos Transferidos

Entregar decisões em tempo hábil aos estudantes é mais importante do que nunca no ambiente altamente competitivo de hoje. Como resultado desta competição, você está se tornando mais dependente de estudantes transferidos para atender seus objetivos anuais de matrícula. No entanto, avaliações manuais e baseadas em papel tornam esses processos lentos e inadministráveis, atrasando as decisões de equivalência.

A solução de Gestão de Campus da GRM para processamento de históricos escolares captura e processa rapidamente até os formatos de histórico mais complexos. A tecnologia de Captura Avançada do VisualVault extrai de forma inteligente dados de estudantes e de históricos escolares, importa, indexa e analisa esses dados, enquanto ao mesmo tempo atualiza automaticamente o sistema de informações do estudante. Além disso, valida o trabalho do curso contra o banco de dados de articulação para decisões rápidas de equivalência de curso. O resultado é que os estudantes recebem decisões em dias, em vez de semanas ou meses, permitindo que a instituição matricule estudantes transferidos mais cedo e atinja os objetivos de matrícula mais rapidamente.

Saúde do Estudante

Relações com Alunos e Doadores

O software de relações com alunos e doadores do VisualVault pode ajudá-lo a construir para o futuro promovendo e fortalecendo as relações com doadores: comunicações com ex-alunos, alcançando contribuidores de primeira viagem, mantendo contato com doadores regulares e iniciando programas de doação de legado.

Usando o VisualVault, as instituições podem criar uma pasta para cada doador, armazenando todos os documentos relacionados e fornecendo ao departamento um método mais fácil para pesquisar e rastrear informações do doador. Os escritórios de avanço e fundações são capazes de automatizar totalmente o recebimento e processamento de presentes e documentação relacionada, integrando-se com sistemas de CRM de avanço e fornecendo gestão eletrônica de todos os pagamentos de presentes e documentos relacionados.

Com a solução de Gestão de Campus da GRM, os escritórios de avanço são capazes de:

• Acessar informações de um arquivo de doador gerenciado centralmente e de forma segura.
• Atualizar arquivos interativamente com conteúdo de várias fontes.
• Acelerar a distribuição de fundos para programas, projetos, bolsas, iniciativas de pesquisa e outras prioridades institucionais.
• Aliviar gargalos de processamento e encargos para liberar a equipe para atividades de maior valor voltadas para doadores.
• Manter registros de doadores atualizados e livres de erros manuais.

Recursos Humanos

Gerenciar vastas quantidades de dados de funcionários de múltiplas fontes e obter verdadeira governança da informação em uma paisagem cada vez mais complexa é um dos maiores desafios enfrentados por profissionais de RH no ensino superior. As soluções de software de RH para educação da GRM integram-se perfeitamente com os sistemas HCM / HRIS existentes para proporcionar universidades e faculdades controle total dos seus dados de RH em um único ambiente digital.

O VisualVault é projetado para ajudar a melhorar a eficiência geral do departamento de RH por meio de aplicações digitais avançadas facilmente implementadas. Podemos ajudá-lo a:

• Obter visibilidade e controle dos dados
• Agilizar o processo de seleção de candidatos
• Automatizar processos manuais
• Melhorar a conformidade
• Minimizar riscos e evitar erros
• Obter insights

Funções de RH como folha de pagamento, solicitações de PTO, alterações de status de funcionários e outros processos são otimizados para garantir que o pessoal de RH tenha mais tempo disponível para focar no crescimento acadêmico, desenvolvimento de talentos, melhor gerenciamento de projetos, colaboração interdepartamental e melhor alinhamento do pessoal administrativo com a estratégia institucional.

Gestão de Instalações

Independente do tamanho da instituição, gerenciar as instalações de uma faculdade ou universidade é uma tarefa enorme. Responsável por garantir o planejamento, design, construção, operação e manutenção de todos os edifícios e terrenos, este departamento pode se beneficiar das soluções de software de gestão de instalações educacionais do VisualVault. Essas soluções:

• Organizam desenhos arquitetônicos, esquemas, documentos de segurança, relatórios de sustentabilidade e manuais de operações por escola, para que sejam facilmente acessíveis.
• Permitem que a equipe recupere plantas, mapas e desenhos no tamanho E no local por meio de laptops com conexão sem fio.
• Automatizam o processo de aprovação de projetos, permitindo que supervisores priorizem facilmente solicitações de trabalho de acordo com a urgência.
• Utilizam trilhas de auditoria para monitorar e reportar a atividade do sistema aos administradores.
• Atribuem direitos de segurança e privilégios por grupo ou usuário individual.

Serviços Financeiros

Contas a Pagar

Departamentos de contas a pagar enfrentam uma enxurrada diária de faturas e outros documentos vindos de vários locais e em vários formatos. Capturar e organizar essa montanha de dados é um desafio constante, mas muitos dos processos atuais são ineficientes e propensos a erros. Processos de aprovação de faturas longos podem diminuir significativamente a produtividade quando não há uma infraestrutura colaborativa no lugar que possa gerenciar efetivamente o fluxo de documentos pendentes à medida que eles chegam a diferentes aprovadores.

Com as soluções de software financeiro da VisualVault para educação, faculdades e universidades são capazes de identificar e remover ineficiências e otimizar os procedimentos de gerenciamento de documentos de contas a pagar. O resultado é uma velocidade e precisão de processamento de AP sem precedentes e despesas significativamente menores associadas às operações de AP.

Gestão de Contratos

Faculdades, universidades e outras instituições de ensino superior enfrentam desafios únicos de gestão de contratos. Você deve abordar a questão de manter o controle dos acordos de propriedade intelectual e acordos com prestadores de serviços gerais, elaborar, negociar e aprovar uma ampla variedade de contratos com fornecedores, parceiros, fornecedores e funcionários todos os anos. Gerenciar ativamente esses contratos e manter relações formais com essas fontes pode ser difícil e demorado para muitas universidades que ainda utilizam processos manuais baseados em papel.

A funcionalidade de Gestão de Contratos da VisualVault ajuda faculdades e universidades a economizar tempo, garantir conformidade e promover as melhores práticas de contratação. Ela gerencia e automatiza todo o processo de contrato, incluindo solicitações de contrato, aprovações, revisões, assinaturas eletrônicas, marcos, notificações, relatórios e análises.

Como especialistas em Governança da Informação, a GRM fornece cronogramas de retenção abrangentes para contratos e documentos associados. Todo o processo de retenção é completamente automatizado, eliminando as atividades demoradas de arquivamento e busca por contratos e documentos e acompanhamento de expirações.