Serviços de Digitalização de Documentos

Escritórios da GRM em todo o país estão equipados com centros de digitalização de última geração, equipe treinada e um conjunto de processos operacionais e padrões de segurança que estabelecem o padrão de ouro para serviços de digitalização de documentos e imagem de documentos. 

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High Volume Scanning Services
document scanning service for any type of document to any type of data type - scanned images, documents and more.

Digitalização de Documentos & Auto-indexação

À medida que as empresas se dedicam cada vez mais a iniciativas digitais, a digitalização é mais frequentemente sobre tornar os dados mais facilmente acessíveis e alavancar esses dados para obter insights ou simplesmente realizar negócios de maneira mais eficiente. Geralmente não é apenas um desejo de se livrar de caixas e abrir algum espaço no escritório.

Então, se você está falando sobre documentos recém-digitalizados serem pesquisáveis e utilizáveis, eles precisam passar por um processo de auto-indexação quando estão sendo digitalizados – otimizando e categorizando os documentos para pesquisa. A GRM vê esse processo como central para ajudar as organizações a progredirem em sua transformação digital.

Digitalização com Foco na Transformação Digital

Além da simples digitalização e auto-indexação no formato digital convencional, o software de ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres) e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) pode ser empregado como parte do processo de digitalização; identificando efetivamente conteúdo específico dentro dos documentos, permitindo maior pesquisabilidade e extraindo dados únicos desses documentos recém-digitalizados e colocando-os em um formato estruturado (pense em uma peça específica de dados sendo colocada em uma célula xls).

Uma vez feito isso, esses dados podem ser inseridos em soluções de fluxo de trabalho ou minerados e processados por soluções valiosas de análise.

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Serviços de digitalização de documentos de grande porte disponíveis

Gestão de Documentos ao Longo do Ciclo de Vida

Quando você é um cliente de digitalização da GRM, podemos lidar com todas as suas necessidades de digitalização. Nossa equipe e infraestrutura nos permitem processar trabalhos massivos de digitalização de forma eficiente como um parceiro de digitalização em massa. Ou, em contraste, digitalizamos uma única pasta de documentos que você nos pediu para retirar do armazenamento – entregando exatamente o que você precisa da sua coleção em curto prazo.

Estamos equipados para digitalizar documentos de tamanhos incomuns e grandes, como desenhos arquitetônicos.

A GRM opera catorze centros de varredura nos EUA em Rio De Janeiro e São Paulo.

Rio De Janeiro São Paulo

Para mais informações sobre nossos serviços de digitalização

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Digitalização Segura e Armazenamento Digital:
Garantindo a Privacidade dos Dados e a Continuidade dos Negócios com o VisualVault

A segurança é uma consideração primordial em nosso processo de digitalização e armazenamento na GRM Information Management. Entendendo a necessidade de proteger os documentos físicos e digitais, empregamos uma abordagem abrangente que enfatiza a privacidade e proteção de dados em todas as fases.

Manuseio Seguro de Documentos Físicos

Nosso processo de digitalização utiliza tecnologia de ponta alinhada com protocolos rigorosos de segurança, enquanto nossas soluções de armazenamento oferecem um ambiente seguro com acesso controlado. Seja optando por armazenar, destruir ou reter seus documentos por uma duração específica, nós os manuseamos com cuidado meticuloso, protegendo sua integridade e confidencialidade.

O eAccess é o serviço online especializado de gerenciamento de registros da GRM Information Management, permitindo que você gerencie e supervisione os documentos armazenados em nossas instalações. Com acesso em tempo real e processos simplificados de recuperação, o eAccess garante que seus itens armazenados estejam seguros e facilmente acessíveis. Este serviço intuitivo oferece mais flexibilidade e controle sobre seus documentos físicos, alinhando-se às suas necessidades e requisitos específicos.

Saiba mais sobre nossos serviços de armazenamento de documentos físicos…

secure document scanning and storage facilities

Segurança Digital e Integridade

Utilizamos o VisualVault, sistema de gerenciamento de documentos da GRM, para garantir que todos os arquivos digitais estejam seguros de acordo com os mais altos padrões. Esse compromisso com a segurança digital facilita processos de negócios mais ágeis, permitindo que você confie seus documentos digitais vitais a nós com confiança. Nossas práticas robustas de segurança oferecem tranquilidade e uma transição suave para a era digital.

O VisualVault permite armazenamento de documentos em quase qualquer formato digital, juntamente com dados extraídos por OCR e ICR. Esta plataforma versátil gerencia de forma segura tanto arquivos digitais quanto informações extraídas valiosas sob o mesmo teto, oferecendo integração contínua e acesso eficiente. É uma ferramenta essencial para manter a segurança digital e a integridade em seu sistema de gerenciamento de documentos.

Saiba mais sobre a proteção de daos da GRM…

 

with every document scanning service, high security is necessary.

Saiba mais sobre digitalização de documentos em grande volume

O que é a digitalização de alto volume?

A digitalização de alto volume é o processo de conversão de um grande número de papéis físicos, incluindo documentos e arquivos empresariais, em formatos eletrônicos. Esse processo pode exigir tecnologia especializada e pode incluir reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para tornar o conteúdo pesquisável. "Alto volume" normalmente refere-se a uma quantidade além do que ferramentas de escritório padrão podem gerenciar.

Digitalize seus documentos em papel com a GRM

Na GRM, consideramos a digitalização de alto volume como abrangendo mais do que uma caixa de documentos padrão. Nossos serviços de digitalização lidam com grandes volumes de documentos em papel, empregando equipamentos de digitalização de última geração para produzir documentos digitalizados de alta qualidade em vários formatos de arquivo eletrônico, incluindo cópias digitais de registros históricos. Ao se engajar com nossas instalações seguras e utilizar nossas medidas aprimoradas de segurança, as empresas podem liberar espaço valioso e fornecer acesso mais fácil aos seus dados e informações digitais. Seja para dados sensíveis ou documentos comerciais gerais, nosso serviço oferece um processo eficiente para apoiar sua transformação digital.

Qual é a melhor maneira de digitalizar uma grande quantidade de documentos?

A melhor maneira de digitalizar documentos, especialmente documentos comerciais ou arquivos em papel, é engajar um serviço profissional de digitalização de documentos. Eles podem criar arquivos digitais a partir de documentos, utilizando OCR para pesquisabilidade e proteger os dados com processos criptografados. Projetos de digitalização de documentos requerem equipamentos seguros, eficientes e gestão cuidadosa de dados sensíveis.

A GRM Information Management oferece serviço de digitalização de documentos que atendem empresas procurando converter documentos em papel para documentos eletrônicos. Nosso processo de digitalização garante segurança de dados e oferece mais flexibilidade com vários tipos de arquivos. Podemos digitalizar quase qualquer tipo, até mesmo plantas baixas, e fazer o upload de forma segura para facilitar o acesso. Nossos serviços também permitem o armazenamento em pen drive ou em armazenamento digital. Contate-nos para um orçamento gratuito e economize um espaço valioso no escritório.

Onde posso digitalizar uma grande quantidade de documentos?

Digitalizar um grande volume de documentos requer serviços especializados de digitalização que lidam com vários tipos de arquivos e garantem segurança aprimorada. Seja documentos em papel ou outros formatos, ter acesso a serviços de digitalização eficientes e armazenamento seguro é vital.

A GRM Information Management fornece serviços de digitalização de documentos em grandes cidades, facilitando a conversão de arquivos de papel para documentos digitais. Nossos serviços garantem que os arquivos digitalizados sejam criptografados e armazenados com segurança. Ajudamos empresas a otimizar seus processos e criar informações digitais que toda a equipe pode acessar facilmente. Nossas instalações seguras lidam com informações sensíveis e registros históricos, e nos esforçamos para garantir a continuidade dos negócios. Podemos lidar praticamente com qualquer dispositivo, oferecendo mais flexibilidade e serviço eficiente. Para mais informações, preencha nosso formulário para um orçamento gratuito do seu projeto de digitalização de documentos. Nosso serviço pode economizar tempo valioso para sua empresa e fornecer armazenamento seguro para seus registros digitalizados.

Explore nossas localidades convenientes perto de você...

O que faço com os documentos físicos após a digitalização?

Após a digitalização de documentos, as organizações normalmente enfrentam várias opções para lidar com as cópias físicas. Elas podem armazená-las em um local seguro, destruí-las seguindo diretrizes legais e organizacionais, ou retê-las por um período predeterminado antes de determinar os próximos passos. As decisões podem ser influenciadas por obrigações legais, a natureza dos documentos e políticas comerciais.

Na GRM Information Management, oferecemos uma gama de opções de retenção personalizadas às suas necessidades únicas. Após seus documentos serem digitalizados em arquivos digitais, você tem a opção de armazenar as cópias físicas em nossas instalações seguras, tê-las destruídas profissionalmente ou mantê-las por uma duração específica que se adeque aos seus requisitos de conformidade regulatória ou comercial. Nossas soluções são desenvolvidas para oferecer-lhe a flexibilidade, conveniência e segurança necessárias para gerenciar seus documentos em papel como achar melhor.

Quais equipamentos são usados para digitalização em massa?

Para digitalização em massa, os equipamentos típicos usados incluem:

  • Scanners de documentos de alta velocidade: Eles são projetados para digitalizar grandes volumes de documentos rapidamente. Marcas como Fujitsu, Canon e Kodak muitas vezes dominam este mercado.

  • Alimentadores automáticos de documentos (ADF): Estes alimentam várias páginas no scanner sem intervenção manual, ideal para tarefas de digitalização em massa.
  • Software de imagem de documentos: Isso ajuda na conversão de documentos digitalizados em vários formatos de arquivo, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e indexação.
  • Reconhecimento de códigos de barras e códigos de patch: Ajuda na automação do processo de nomeação e classificação de documentos digitalizados.
  • Ferramentas de aprimoramento de imagem: Estas melhoram a qualidade das imagens digitalizadas, especialmente de documentos antigos ou degradados.
  • Scanners de grande formato: Para digitalizar itens como plantas baixas ou mapas.

Também vale a pena notar que ao considerar equipamentos para digitalização em massa, é essencial levar em conta o volume diário de digitalização, resolução necessária e os recursos desejados de processamento pós-digitalização.

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