Violação de Dados

Toda instituição de saúde que visito, seja um hospital ou prática médica, parece ter o mesmo problema. “Implementamos nosso novo EMR, mas ainda acessamos o antigo todos os dias.”

O problema é que a necessidade de acessar os Dados Legados armazenados em um sistema anterior requer que a instalação mantenha esse sistema em funcionamento. Os CIOs com quem falo têm um comentário semelhante, “Como podemos arcar com o custo e o pessoal para continuar a apoiar tanto nossos novos sistemas quanto o sistema anterior que ele substituiu?” A simples verdade é que ninguém pode.

Sistemas Financeiros de Pacientes e sistemas de registros clínicos são soluções técnicas altamente complexas projetadas para suportar muitas funções de negócios dentro de uma organização de saúde e frequentemente requerem grandes investimentos em hardware e pessoal para suporte. Manter um desses sistemas em funcionamento após a transição para um novo produto é uma opção realmente inviável a longo prazo. No entanto, vejo essa situação o tempo todo.

O aspecto interessante disso é que, independentemente do tamanho da organização e de sua sofisticação técnica ou estratégica, quase todos têm alguma experiência com esse problema. As grandes organizações em modo de aquisição têm esse problema em abundância. Sistemas legados mantidos em funcionamento apenas para ter acesso a esses dados em um formato que permite aos funcionários pesquisar e visualizar esses dados.

A realidade é que esses dados são extremamente difíceis de transferir para um novo sistema, seja esse dado orientado para faturamento ou de natureza clínica. Formatos de dados, tamanhos de campos, relações de dados e outras restrições tornam a importação de dados previamente capturados para um novo sistema quase impossível.

Uma grande instituição de saúde que visitei recentemente tem até 12 sistemas EMR de médicos desativados em funcionamento para fornecer acesso aos dados legados para seus médicos.

Outro sistema hospitalar com 12 unidades tem vários sistemas EMR em funcionamento para fornecer acesso a dados legados que eles escolheram não mover para seu sistema EPIC à medida que novos hospitais adquiridos eram transicionados para a plataforma escolhida. Então, qual é a solução? Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM).

Um Sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial (frequentemente baseado na Web) é projetado para consumir e gerenciar documentos eletrônicos, dados, imagens digitalizadas, bem como muitos outros formatos. Esse conteúdo variado é armazenado com Metadados usados para indexar e permitir critérios de pesquisa simples e complexos, tornando o conteúdo muito mais facilmente acessado pelos usuários.

A apresentação do conteúdo, particularmente dados brutos, é frequentemente em formato PDF definido pelo sistema ou formulário eletrônico, tornando os dados brutos mais úteis para a equipe. Muito frequentemente, a ferramenta ECM também fornece um sofisticado motor de fluxo de trabalho para permitir a automação de processos de trabalho tanto inter-departamentais quanto intra-departamentais.

A Gestão de Conteúdo Empresarial tem a flexibilidade de consumir esses Dados Legados, seja esse dado para faturamento, clínico ou imagens digitalizadas. O ECM não só pode consumir esses dados e formatá-los de forma que faça sentido para os funcionários que precisam de acesso, mas também indexará esses dados para facilitar o acesso e a revisão, muitas vezes de forma mais eficiente do que ter o sistema original em funcionamento.

Outro benefício de transferir esses dados para o ECM é a capacidade de associar diretamente esses dados legados ao novo número de Registro Médico ou número de Encontro gerado pelo novo sistema, permitindo que a equipe do novo sistema acesse facilmente os dados legados indexados a esses novos identificadores de pacientes. Todos concordariam que isso seria muito mais eficiente para a equipe do que ter que acessar o sistema antigo cada vez que precisarem referenciar dados legados.

Muitas vezes, a segurança dos dados é aprimorada com a mudança para um produto ECM e esses sistemas frequentemente possuem capacidades de auditoria superiores aos sistemas legados em uso atualmente.

Normalmente, o custo de um sistema ECM pode ser compensado por não ter mais licenças de arquivo em vigor em um produto HIS ou EMR legado e a exposição de ter um sistema legado falhar e se tornar irrecuperável desaparece à medida que o arquivo de dados se move para tecnologias mais recentes.

Não existem desvantagens em transferir Dados Legados, seja para faturamento, clínicos ou Imagens de Documentos de um sistema legado para um produto ECM, independentemente de esse sistema existir em um Sistema de Saúde, Hospital ou Prática Médica.