Por: GRM
Gerenciamento de Documentos Eletrônicos: Capture os Benefícios
Hoje, dificilmente é um segredo que os Sistemas Eletrônicos de Gerenciamento de Documentos (EDMS) proporcionam significativas economias financeiras e diversas outras vantagens em relação ao uso e manutenção de registros em papel. Consequentemente, pode apostar que qualquer empresa ou firma que busca expandir sua lucratividade e viabilidade está seriamente considerando as promissoras perspectivas de um ambiente de registros digitais.
Vantagens Digitais Superam Vulnerabilidades
Informações digitais, assim como o papel, não são livres de vulnerabilidades. Existe, afinal, a possibilidade de corrupção de dados, vírus, arquivamento incorreto, exclusões acidentais, falhas de software/hardware e assim por diante. Mas as vantagens do digital, especialmente em áreas como distribuição e compartilhamento de informações, espaço de armazenamento, acesso rápido, edição e flexibilidade geral de uso, mais do que compensam os potenciais problemas. Parte da razão é que as informações digitais são maravilhosamente fáceis de reproduzir, distribuir e armazenar de maneira segura. Além disso, com um pouco de previsão e planejamento de backup, o dano potencial de uma falha eletrônica pode ser minimizado ou totalmente evitado.
O Retorno sobre o Investimento é realizado através de melhorias na eficiência das operações em relação aos processos manuais que não apenas reduzem custos, mas também melhoram o atendimento ao cliente, a conformidade e minimizam riscos. As organizações se beneficiam da automação de processamento, relatórios e rastreabilidade de auditoria, maior responsabilidade sobre os registros de maneira mais precisa e a aceleração da análise e tomada de decisões empresariais.
Gerenciamento de Conteúdo em Toda a Empresa
Por meio do gerenciamento de documentos digitais, empresas ou firmas de todos os tamanhos e tipos são capazes de otimizar e melhorar a produtividade de praticamente todos os aspectos do negócio. A automação de fluxos de trabalho elimina erros na entrada de dados enquanto processa e completa uma ampla gama de tarefas mais rápido do que nunca. Departamentos de Contas a Pagar e Recursos Humanos, em particular, colhem enormes benefícios de tempo, energia e custo ao digitalizar informações e automatizar tudo, desde o processamento de faturas até benefícios de funcionários e folha de pagamento.
Plataforma Eletrônica Baseada na Nuvem e Econômica
A automação de fluxos de trabalho e outros benefícios digitais encontrados em um robusto sistema de Gerenciamento de Conteúdo Eletrônico são possibilitados e aprimorados por meio do armazenamento de informações via um único repositório baseado na nuvem sob demanda. Algumas empresas de gerenciamento de documentos oferecem essa capacidade na forma de um sistema SaaS (Software como Serviço). Para uma organização que deseja aumentar sua presença digital, existem vantagens substanciais de custo e facilidade de uso para essa abordagem, tais como flexibilidade personalizável e rápida implantação. Para organizações de saúde, em particular, tais sistemas têm se mostrado inestimáveis ao fornecer suporte produtivo antes, durante e após as transições de EMR (Registro Médico Eletrônico).
Diferentemente de um sistema interno, a hospedagem externa via SaaS geralmente não exige despesas iniciais de capital. Tipicamente, o software é compatível com os sistemas de computadores existentes da empresa e fornecido com base em assinatura. Sem a necessidade de comprar software ou hardware, não há também custos adicionais com manutenção contínua, suporte técnico interno ou futuras atualizações de hardware. Uma taxa mensal gerenciável cobre o sistema assim como suporte técnico, atualizações de sistema, implementação e treinamento. Em troca, uma organização recebe a capacidade de arquivar, processar e distribuir uma ampla gama de conteúdo, incluindo registros de saúde, dados financeiros, documentos legais e informações imobiliárias.
Captura em Qualquer Ponto de Entrada
Utilizar um único repositório digital baseado na nuvem permite capturar documentos em toda a empresa em qualquer ponto de entrada do sistema — por meio de digitalização e imagem, e-mails, faxes, mensagens de texto, download de arquivos e mais. Há integração completa com programas de software populares como Adobe Acrobat, Microsoft Office e Microsoft Outlook, entre outros. As informações capturadas são seguras e facilmente acessadas, extraídas, encaminhadas e arquivadas. A facilidade de captura, acessibilidade e compartilhamento de informações também incentiva e promove a colaboração entre departamentos.
Conformidade e Recuperação de Desastres
Além disso, a hospedagem web baseada na nuvem apoia as capacidades de conformidade e recuperação de desastres de uma organização. O monitoramento e gerenciamento de informações é contínuo, 24 horas por dia, 7 dias por semana, com rastreamento totalmente defensável de cadeia de custódia que auxilia a pesquisa legal e a descoberta. Servidores múltiplos em locais distantes oferecem backup de informações. Isso ajuda a garantir a sobrevivência dos dados caso ocorra um incêndio, inundação ou outro desastre. Com tais proteções, os repositórios hospedados atendem aos critérios de conformidade do HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), ISO27799, SOC2, o PPACA (Patient Protection an Affordable Care Act) e muitos outros mandatos regulatórios Federais/Estaduais.
Principais Aprimoramentos de Serviço do Repositório Digital
Independentemente de serem realizadas no local ou fora, a imagem de alta velocidade, sob demanda, acompanha uma plataforma eletrônica hospedada, permitindo que documentos físicos sejam rapidamente digitalizados, convertidos e carregados eletronicamente para acesso imediato.
Alguns provedores de repositório digital ainda empoderam seus clientes com a conveniência adicional de software de controle de inventário remoto, onde usuários autorizados podem acessar e gerenciar de forma segura registros e arquivos a qualquer hora, de qualquer computador. Programas como este geralmente podem acomodar uma ampla gama de funcionalidades, que incluem buscas de registros, pagamentos de faturas, agendamento de retirada ou entrega e geração de relatórios. Os usuários podem até mesmo buscar por palavras-chave dentro do texto de qualquer mensagem de e-mail, PDF ou documento do Microsoft Word.
Solução Abrangente de Ponta a Ponta
Embora não faltem empresas oferecendo plataformas digitais, alguns fornecedores mantêm e suportam tanto mídia em papel quanto eletrônica para fornecer uma solução completa de ciclo de vida, de ponta a ponta, de múltiplos serviços integrados de gestão da informação.
A capacidade de oferecer armazenamento de documentos originais em papel off-site é importante para organizações que desejam preservar registros de papel originais ou que desejam arquivar registros em papel e digitais simultaneamente como uma medida de proteção de backup.
Serviços adicionais frequentemente encontrados em uma solução de ponta a ponta são proteção de dados, programas de retenção personalizados e destruição certificada de documentos/lixo eletrônico. Essas ofertas, quando combinadas com armazenamento de documentos e eletrônico, imagem sob demanda e um repositório digital hospedado, oferecem uma resposta de alta qualidade e custo-efetiva para a maioria dos desafios de gestão da informação enfrentados hoje.
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