Arquivamento de Prontuários Médicos Legados

Toda instituição de saúde que visito, seja um hospital ou prática médica, parece ter o mesmo problema. “Implementamos nosso novo EMR, mas ainda acessamos o antigo todos os dias.”

O problema é que a necessidade de acessar os Dados Legados armazenados em um sistema anterior requer que a instituição mantenha esse sistema em funcionamento. Os CIOs com quem falo têm um comentário semelhante, “Como podemos arcar com o custo e o pessoal para continuar a apoiar tanto nossos novos sistemas de avanço quanto o sistema anterior que ele substituiu?” A simples verdade é que ninguém pode.

Sistemas Financeiros de Pacientes e sistemas de registros clínicos são soluções técnicas altamente complexas projetadas para suportar muitas funções de negócios dentro de uma organização de saúde e muitas vezes requerem grandes investimentos em hardware e pessoal para suporte. Manter um ou ambos desses sistemas no lugar após uma mudança para um novo produto é realmente uma opção inviável a longo prazo. Mas vejo essa situação o tempo todo.

O aspecto interessante disso é que, independentemente do tamanho e da sofisticação técnica ou estratégica das organizações, quase todas têm alguma experiência com esse problema. Grandes organizações em modo de aquisição têm esse problema em abundância. Sistemas legados mantidos em funcionamento apenas para ter acesso a esses dados em um formato que permita aos funcionários pesquisar e visualizar estes dados.

A realidade é que esses dados são extremamente difíceis de transferir para um novo sistema, seja esse dado orientado para faturamento ou de natureza clínica. Formatos de dados, tamanhos de campos, relações de dados e outras restrições tornam a importação de dados previamente capturados para um novo sistema quase impossível.

Uma grande instituição de saúde que visitei recentemente tem até 12 sistemas EMR de médicos aposentados em funcionamento para fornecer acesso a dados legados para seus médicos.

Outro sistema hospitalar com 12 unidades tem vários sistemas EMR em vigor para fornecer acesso a dados legados que eles escolheram não mover para seu sistema EPIC à medida que transferiam hospitais recém-adquiridos para sua plataforma escolhida. Então, qual é a solução? Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM).

Um Sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial (muitas vezes baseado na Web) é projetado para consumir e gerenciar documentos eletrônicos, dados, imagens digitalizadas, bem como muitos outros formatos. Este conteúdo variado é armazenado com Metadados usados para indexar e permitir critérios de busca simples e complexos, tornando o conteúdo muito mais facilmente acessado pelos usuários.

A apresentação do conteúdo, particularmente dados brutos, é frequentemente feita em formato PDF definido pelo sistema ou formulário eletrônico, tornando os dados brutos mais úteis para a equipe. Muito frequentemente, a ferramenta ECM também fornece um sofisticado motor de fluxo de trabalho para permitir a automação de processos de trabalho tanto inter quanto intra-departamentais.

A Gestão de Conteúdo Empresarial tem a flexibilidade de consumir esses Dados Legados, seja esse dado para faturamento, dados clínicos ou imagens digitalizadas. O ECM não apenas pode consumir esses dados e formatá-los de modo que faça sentido para os funcionários que precisam de acesso, mas também indexará esses dados para facilitar o acesso e a revisão, muitas vezes de forma mais eficiente do que ter o sistema original no lugar.

Outro benefício de transferir esses dados para o ECM é a capacidade de associar diretamente esses dados legados ao novo número de Registro Médico ou número de Encontro gerado pelo novo sistema, permitindo que a equipe do novo sistema acesse facilmente dados legados indexados a esses novos identificadores de pacientes. Todos concordariam que isso seria muito mais eficiente para a equipe do que saltar para o sistema antigo cada vez que precisassem referenciar dados legados.

Muitas vezes, a segurança dos dados é aprimorada com uma mudança para um produto ECM e esses sistemas frequentemente têm capacidades de auditoria superiores aos dos sistemas legados em uso agora.

Normalmente, o custo de um sistema ECM pode ser compensado por não ter mais licenças de arquivo em vigor em um produto HIS ou EMR legado e a exposição de ter um sistema legado falhar e se tornar irrecuperável desaparece à medida que o arquivo de dados muda para tecnologias mais novas.

Não há negativos em mover Dados Legados, seja para Faturamento, Dados Clínicos ou Imagens de Documentos de um sistema legado para um produto ECM, independentemente de esse sistema existir em um Sistema de Saúde, Hospital ou Prática Médica.