Papel vs. Registros Digitais
O Que Uma Organização Deve Fazer?
Por GRM Gerenciamento de Documentos – líder em Sistemas ECM e Armazenamento de Documentos. A migração de registros e outros gerenciamento de informações da papelada para ambientes digitais vem acontecendo desde o advento do computador. À medida que o gerenciamento de informações flui cada vez mais para meios eletrônicos, onde vive e é criado, muitos declararam o papel como algo ultrapassado. Mas, por todas as indicações, as previsões sobre o fim do papel foram muito exageradas. Basta olhar para a pilha dele na mesa de alguém ou contar os inúmeros arquivos de gerenciadores de departamentos para perceber que o papel não apenas ainda está aqui, como também está florescendo. Chame do que quiser—mal necessário, incômodo, plataforma de informação arcaica— o papel, segundo uma estimativa da Coopers & Lybrand, está expandindo a uma taxa extraordinária de 22% ao ano.
Isso, apesar das vantagens frequentemente citadas de abandonar o papel e tornar tudo digital, isto é, menor impacto no meio ambiente, sem risco de segurança de papéis soltos e custos mais baixos. A economia, segundo essa lógica, seria conseguida reduzindo ou eliminando a necessidade de tinta, impressoras, copiadoras e sim, papel. No entanto, a estatística da Coopers & Lybrand sugere que muitas organizações ainda têm que abraçar essa lógica. Então, o que está acontecendo? No meio do nosso atual mundo obcecado por digital, o que pode possivelmente explicar a resiliência extraordinária do papel? E ainda mais importante, quando se trata de manejar informações em papel ou digitais, o que uma organização deve fazer?
É Complicado
Adotando uma Abordagem Híbrida
A verdade é que existem ambientes onde os registros em papel e eletrônicos podem coexistir de maneira competente e se apoiar mutuamente. Mesmo em um estado de transição, tanto os registros em papel quanto os eletrônicos são necessários pelo menos até que a transição seja completa. Ao mover registros do papel para a forma sem papel, buscar um equilíbrio (mesmo que temporário) entre registros digitalizados e em papel, e tentar reduzir o volume de informações, uma empresa como a GRM pode realmente ajudar. Com base em seus especialistas conhecedores e recursos extensivos, a GRM trabalha em parceria com cada cliente para desenvolver uma solução personalizada e ótima. O que é recomendado, e o que cada vez mais organizações estão adotando, é uma abordagem híbrida de papel/eletrônico junto com um programa contínuo para eliminar informações desnecessárias em ambos os formatos. Esta resposta oferece várias vantagens que incluem acessibilidade mais rápida e fácil, backup seguro e a obtenção/manutenção de um controle de informações geral melhor. Ter documentos vitais tanto em papel quanto digitalizados também oferece um seguro adicional contra as vulnerabilidades inerentes a um formato ou outro, ou seja, deterioração do papel ou corrupção de dados.
Serviços de Suporte Papel/Digital
Um especialista em gerenciamento de informações como a GRM apoia todo o ciclo de vida de registros em papel e eletrônicos. Ele aprimora as operações e a capacidade de um cliente prosperar e expandir, fornecendo uma gama de serviços de melhores práticas que incluem:
- Backup Offsite Confiável — fornecendo seguro contra desastres naturais e provocados pelo homem, erros de funcionários e falha do sistema.
- Coletas e Entregas Pontuais — dentro de 2 horas em caso de emergência.
- Escaneamento On ou Offsite — converte rapidamente documentos em papel para digital; simplifica e facilita o armazenamento e a recuperação de informações importantes originárias do papel.
- Conformidade Legal — mantendo os clientes atualizados com todas as regulamentações relevantes; capaz de rastrear a cadeia de custódia desde o momento em que um registro é recebido.
- Suporte a Litígios — mantendo um sistema de última geração para localizar e entregar arquivos de forma rápida e eficiente; escaneando documentos em papel e entregando eletronicamente seu conteúdo quando necessário.
- Segurança — as caixas são armazenadas apenas por números de códigos de barras e, no caso de múltiplas caixas, armazenadas aleatoriamente e em múltiplos locais. Esses procedimentos minimizam o risco de sabotagem corporativa e perda ou dano relacionado a desastres.
- E Mais Segurança — fitas e mídias (incluindo filmes e sons), bem como todos os documentos eletrônicos e em papel, são armazenados offsite em cofres e armazéns de última geração que são controlados por temperatura/umidade, protegidos contra incêndios, acessados por cartões-chave com senha e monitorados 24 horas por câmeras e guardas de segurança.
- Datas de Retenção, Destruição e Prova de Destruição Integradas — com cronogramas de retenção preparados de acordo com as necessidades específicas de uma organização; projetado para manter o controle sobre as informações, eliminar informações desnecessárias e minimizar riscos legais, financeiros, de segurança e de privacidade. A autorização final do cliente é necessária para que a destruição real prossiga.
Custo-Efetivo em Todos os Sentidos
A noção de que o armazenamento/preservação internos são mais eficientes e menos caros do que contratar um fornecedor externo é falha em todos os aspectos. Em 2006, o jornal The Boston Globe relatou um estudo do The Delphi Group, uma consultoria de Boston. Principais achados mostraram que aproximadamente 15% de todos os papéis manipulados nos negócios se tornavam perdidos e que 30% do tempo de uma organização, em média, era gasto tentando encontrar documentos perdidos. Em um estudo separado, a Coopers & Lybrand determinou que as empresas dos EUA gastam aproximadamente $120.00 em mão-de-obra para encontrar um documento arquivado erroneamente e $220.00 para reproduzir um documento perdido. Esses estudos mostram que as organizações estão pagando um preço alto, apenas em documentos perdidos e deslocados, ao optar por gerenciar informações por conta própria. E é um custo desnecessário, dado que o uso de um fornecedor confiável como a GRM elimina virtualmente documentos deslocados e perdidos.
Mesmo com o armazenamento de informações, contratar um fornecedor externo custa muito menos do que quando as organizações fazem por conta própria. O Estado de Michigan, em um estudo comparando o armazenamento de registros no local e fora do local fez as seguintes determinações:
- Custos estimados de armazenamento de registros no local — $32.50 por pé cúbico por ano, incluindo espaço e armários de arquivo.
- Custos estimados de usar um fornecedor de armazenamento de registros fora do local — entre $1.50 e $3.00 por pé cúbico por ano.
Isso nem chega perto. E os benefícios não param por aí. Um fornecedor como a GRM, com seu sistema de inventário baseado na web, garante acesso rápido e fácil, rastreamento abrangente, segurança excepcional e backup confiável ao longo do ciclo de vida da informação. A conclusão é um gerenciamento de informações melhor a uma redução significativa no custo, não apenas em termos de dinheiro, mas também em alívio de preocupações e estresse.
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