por Steve Mackes
CURA POTENCIAL PARA O QUE AFLIGE A SAÚDE
Diante da grande batalha legislativa em 2010 sobre a reforma do setor de saúde e as tentativas contínuas de revogar ou enfraquecer a lei que foi aprovada, temos que perguntar: O que realmente aflige a saúde neste país? No calor da batalha que continua a arder, dedos de culpa foram apontados em muitas direções diferentes. Dependendo de quem aponta, os culpados podem variar desde burocracias inchadas e fornecedores ineficientes/ fraudulentos até companhias de seguros gananciosas e uma sociedade fundamentalmente doente.
No entanto, isto é certo: a indústria da saúde, como um todo, continua em uma espiral ascendente de maior custo e uma espiral descendente de menor qualidade no cuidado ao paciente. Em vez de buscar bodes expiatórios, todos nós poderíamos ser melhor servidos se nossa atenção se focasse em encontrar soluções para esse colossal problema.
O CORAÇÃO DA QUESTÃO
Embora certamente haja muitas questões a tratar e agendas a avançar quando se trata de saúde, o que parece estar no cerne da doença sistêmica da indústria é a falta de um gerenciamento de informações coeso. Isso é evidenciado pela alta porcentagem de históricos de pacientes que estão incompletos ou dispersos, o enorme número de registros médicos que são perdidos ou deslocados e a persistência de sistemas díspares que têm dificuldade em se comunicar e compartilhar dados. Todas essas realidades, pode-se argumentar, são meramente sintomas de uma doença maior, a doença de não gerenciar efetivamente registros médicos e dados de pacientes e tantos outros documentos e comunicações relacionados à saúde e ao cuidado ao longo do ciclo de vida da informação.
A culpabilidade do gerenciamento de informações inadequado tem sido suspeita por algum tempo, alimentada, nos EUA especialmente, por contos de terror de diagnósticos errados, tratamentos inapropriados, confusões sobre cobertura e erros de cobrança catastróficos, iniciados ou pelo menos exacerbados pelo mau manuseio de informações. Em cada instância, tempo e dinheiro são desperdiçados, o cuidado médico é atrasado ou negado, e profissionais, pacientes e a própria indústria de saúde sofrem.
TRATAMENTOS MENOS EFICAZES
Houve tentativas bem-intencionadas, ainda que ineficazes, de tratar este problema. Elas vieram em grande parte na forma de regulamentos destinados a coagir um melhor manuseio das informações através da ameaça de multas e penalidades por não conformidade. Mas tanto quanto esses regulamentos exigem mudanças corretivas, eles frequentemente criam novos obstáculos (novas camadas burocráticas a navegar, volumes aumentados de informações a gerenciar) que impedem os próprios problemas que eles buscam resolver. Um exemplo recente é a campanha muito anunciada para transicionar organizações de saúde e suas informações de ambientes físicos, em papel, para Prontuários Médicos Eletrônicos. Dada a conveniência, acessibilidade e compartilhabilidade de arquivos digitais, há muito que recomendar tal transição. Mas enquanto organizações de médio e grande porte estão abraçando essa mudança, centros médicos menores e práticas estão achando extremamente caro, se não impossível, de implementar. Para essas preocupações menores, os custos adicionais em software, hardware, treinamento e a perda de produtividade associada à implementação de mudanças não justificam quaisquer benefícios que possam ser obtidos.
TRATAMENTOS MENOS EFICAZES
Houve tentativas bem-intencionadas, ainda que ineficazes, de tratar este problema. Elas vieram em grande parte na forma de regulamentos destinados a coagir um melhor manuseio das informações através da ameaça de multas e penalidades por não conformidade. Mas tanto quanto esses regulamentos exigem mudanças corretivas, eles frequentemente criam novos obstáculos (novas camadas burocráticas a navegar, volumes aumentados de informações a gerenciar) que impedem os próprios problemas que eles buscam resolver. Um exemplo recente é a campanha muito anunciada para transicionar organizações de saúde e suas informações de ambientes físicos, em papel, para Prontuários Médicos Eletrônicos. Dada a conveniência, acessibilidade e compartilhabilidade de arquivos digitais, há muito que recomendar tal transição. Mas enquanto organizações de médio e grande porte estão abraçando essa mudança, centros médicos menores e práticas estão achando extremamente caro, se não impossível, de implementar. Para essas preocupações menores, os custos adicionais em software, hardware, treinamento e a perda de produtividade associada à implementação de mudanças não justificam quaisquer benefícios que possam ser obtidos.
PRESCRIÇÃO PARA O SUCESSO
O que o aprimoramento do gerenciamento de informações pode proporcionar, seja lidando com documentos físicos, registros digitais ou uma combinação dos dois, é melhor segurança, acessibilidade mais fácil, processos de trabalho aprimorados, maior responsabilidade das informações e, em última análise, economia de tempo e dinheiro, tudo isso pode se traduzir em melhores resultados, tanto para os pacientes quanto para as organizações de saúde.
Então, a pergunta de 64 trilhões de dólares (isso é o que a saúde nos EUA poderia eventualmente custar em nosso curso atual) é realmente esta: Como organizações médicas e relacionadas à medicina podem melhorar de forma custo-efetiva seu controle e utilização de informações?
A resposta está em uma ampla gama de soluções inovadoras que estão disponíveis e prontamente acessíveis, e em fazer parceria com um provedor de gerenciamento de informações experiente, capaz de implementar essas soluções para o melhor efeito possível.
UMA ABORDAGEM HOLÍSTICA
Antes de tudo, as organizações de saúde precisam adotar uma perspectiva de “visão geral” de suas operações totais, incluindo suas necessidades de informações internas e externas. O próximo passo é obter o conselho de um especialista em gerenciamento de informações.
Um dos piores erros que as organizações cometem é pensar que podem planejar e lidar com seu programa de gerenciamento de informações por si mesmas. Essa mentalidade é um convite para problemas na forma de soluções fragmentadas e isoladas que podem resolver a necessidade de um departamento, mas, no processo, causam dificuldades em outras áreas. Além disso, sem a experiência em gerenciamento de informações, uma organização focada principalmente em saúde pode empregar produtos e serviços que não são os mais eficientes em termos de custo e produtividade, ou falhar em considerar necessidades de longo prazo.
Assim como há muitas boas razões de saúde para os pacientes consultarem um especialista, as organizações de saúde são bem aconselhadas a fazer o mesmo em relação ao gerenciamento de informações. Essa analogia é especialmente apropriada porque o gerenciamento de informações, como a medicina especializada, tornou-se um campo extremamente complexo. Já não é mais uma questão de colocar alguns papéis em um arquivo e chamar isso de concluído.
Hoje, o gerenciamento de informações abrange as 4 áreas críticas de Captura, Fluxo de Trabalho, Gestão e Conformidade. Dentro dessas 4 categorias, existe uma ampla gama de produtos e serviços potenciais, como digitalização, imagiologia, indexação, armazenamento off-site, sistemas hospedados na web, processos de fluxo de trabalho automatizados, rastreamento de cadeia de custódia, repositórios espelhados, agendamento de retenção e muito mais.
OBTENDO AJUDA ESPECIALIZADA
Trabalhar em parceria com um especialista em gerenciamento de informações experiente é essencial para alcançar o sucesso e os resultados associados à redução de custos e ao aumento da produtividade que o acompanham. Embora haja muitas empresas e indivíduos oferecendo serviços, apenas alguns fornecem uma experiência verdadeiramente de alto nível. Para melhorar as chances de se alinhar com um provedor que atenderá ou excederá as expectativas, há algumas coisas a procurar e ter em mente.
- Um provedor de gerenciamento de informações que ofereça soluções de ponta a ponta é capaz de oferecer recomendações e entregar produtos ou serviços que beneficiem toda a empresa (não apenas uma parte dela) e aproveitem informações de sua criação até a destruição. Com provedores que oferecem serviços menos abrangentes, requer-se mais deles, bem como vários contratos, para promulgar um programa completo. Isso pode se tornar complicado e contraprodutivo se os fornecedores não se comunicarem bem uns com os outros.
- Um SaaS pay-per-use (Serviço como uma Plataforma de Software) Hospedado baseado na Web não apenas fornece um ambiente seguro de gerenciamento de informações digitais, mas pode economizar significativamente para uma organização em despesas iniciais, eliminando os custos de hospedagem interna, compra de hardware/software e manutenção. A conformidade é um grande problema dentro da saúde. Falhar em cumprir com os mandatos regulatórios encontrados no HIPAA e no HIPAA Hi-Tech pode custar caro a uma organização em multas, penalidades e reputação. Portanto, é vital trabalhar com um provedor que esteja por dentro das últimas questões de conformidade e possa fornecer produtos e serviços certificados para atender a todas as estipulações de migração EMR, privacidade, acesso a seguros e compartilhamento de informações do paciente por médicos.
MENORES CUSTOS / MAIOR PRODUTIVIDADE / MELHORES RESULTADOS
Os Médicos pelo Programa Nacional de Saúde estimam que mais de 30% de nossas despesas nacionais com saúde são destinadas ao processamento de reivindicações e ao atendimento administrativo. E nenhuma dessa despesa enorme contribui de forma alguma para o tratamento real que os pacientes recebem. As soluções avançadas de gerenciamento de informações de hoje podem mudar tudo isso, tornando os processos diários de saúde totalmente automatizados e livres de erros. Isso é especialmente benéfico em áreas como Registros de Pacientes, Contas a Pagar, Recursos Humanos e Explicação de Benefícios.
A causa mais comum de custos excessivos para centros médicos é a manutenção de inventário muito além das datas de descarte. Embora tais registros já não sejam mais necessários, organizações, em muitos casos, continuam a pagar por seu armazenamento e preservação. Com um programa eficaz de gerenciamento de informações em prática, tal inventário pode ser rapidamente identificado e descartado, proporcionando à organização uma economia substancial.
Outro problema que impede as instalações de saúde é a prevalência de múltiplos sistemas que não estão integrados uns aos outros. Essa ineficiência, sozinha, causa um desperdício significativo em mão de obra e tempo e aumenta dramaticamente os casos em que as informações perdidas ou deslocadas nunca chegam ao administrador, departamento ou provedor de saúde apropriado. No entanto, um gerenciamento de informações bem direcionado pode ajudar organizações de saúde a literalmente ficarem na mesma página, permitindo que esses sistemas anteriormente incompatíveis se comuniquem e troquem dados.
APLICAÇÕES CHAVES NA ÁREA DA SAÚDE
Uma gestão de informações aprimorada pode atender a uma ampla gama de necessidades específicas para departamentos de saúde, como Administração, Contas a Pagar, Contas a Receber, Contratos, Recursos Humanos e Credenciamento. Ao automatizar processos de fluxo de trabalho, as informações podem ser aproveitadas para melhorar a produtividade e os resultados de diversas maneiras.
Para Recursos Humanos, soluções de gestão de informações podem ajudar uma organização:
- Monitorar conjuntos de habilidades da força de trabalho, licenças, certificações e treinamento
- Gerenciar custos trabalhistas, riscos e produtividade dos funcionários
- Atender à conformidade com OSHA, EEO, ERISA e HIPAA
- Realizar metas de contratação com menos recursos
- Proteger a confidencialidade das informações do funcionário
Na área de Contas a Pagar da Saúde, um programa de gestão de informações pode proporcionar:
- Tempos de ciclo de fluxo de trabalho mais rápidos na preparação/envio de faturas
- Redução de custos no processamento de transações
- Extração de dados totalmente automatizada
- Maior acessibilidade às informações de pagamentos
- Menores custos de call center e armazenamento
Para práticas médicas que buscam fazer a transição de informações físicas para um ambiente mais eletrônico e automatizado sem problemas, um fornecedor de gestão de informações de qualidade pode implementar serviços integrados que entregam:
- Acesso sob demanda e padronizado a documentos de locais remotos, múltiplos médicos
- Processamento de contas a receber mais eficiente
- Melhoria na precisão das informações
- Total responsabilidade pelo registro (não mais informações perdidas/deslocadas)
- Redução da necessidade de armazenamento físico
- Aumento da produtividade do pessoal
- Maior eficiência operacional geral por um custo mais baixo
Soluções de gestão de informações também estão disponíveis para ajudar organizações de saúde a resolver seus problemas de correspondência mais urgentes, personalizando e automatizando parâmetros de fluxo de trabalho de documentos para atender a necessidades únicas. O processamento é simplificado pelo roteamento eletrônico de documentos para programas de entrada de dados predefinidos que iniciam simultaneamente a execução de relatórios de conformidade e produtividade integrados. Além de muitos dos benefícios realizados nas aplicações mencionadas anteriormente, essa solução de correio digital garante a redução nos custos associados a problemas de auditoria/supervisão e menos danos potenciais aos documentos devido ao manuseio repetido.
CONCLUSÃO
Em resumo, o que a indústria da saúde precisa mais do que qualquer coisa – mais do que novas drogas poderosas, dispositivos médicos de ponta ou instalações de última geração – é a capacidade de armazenar, acessar, compartilhar e reter informações de maneiras mais eficientes, de forma abrangente. Para chegar lá, as organizações devem procurar fazer parceria com um especialista em gestão de informações experiente que possa fornecer soluções comprovadas em toda a empresa.
Os riscos são incrivelmente altos, pois não são apenas lucros, mas vidas que estão em jogo. Em ambos os casos, há muito a ganhar tomando ações prontas e positivas agora. Desde o processamento de seguros até contas a pagar, desde o manuseio de admissões até a distribuição dos resultados de exames laboratoriais, melhorar a gestão de informações é a chave para reduzir o custo geral da saúde, ao mesmo tempo em que melhora a qualidade do atendimento ao paciente.
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