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GRM’s software de gestión de documentos is built with features like ICR, OCR, data capture and workflow automation software to make document creation, editing and sharing a breeze.
Cuentas por pagar optimizadas
Procesos y flujos de trabajo
Mayores gastos de operaciones AP y aumente la rentabilidad de su empresa.
La capacidad de un departamento de cuentas por pagar (AP) para manejar altos volúmenes de tareas de procesamiento de forma rápida y precisa depende de cuán eficientemente sea inteligente software de gestión de documentos Captura las facturas y qué tan rápido se completan los procesos financieros. Si los métodos de cuentas por pagar se basan en el procesamiento manual en lo que respecta a la entrada de datos, la gestión de documentos, el almacenamiento de documentos, el escaneo de documentos, el intercambio de documentos y la colaboración entre depósitos, puede colocar un límite en los niveles de productividad de un departamento y aumentar drásticamente los costos de procesamiento .
Con nuestro Administración de contenido empresarial Y las soluciones integradas de software de gestión de flujo de trabajo, podemos apuntar y eliminar las ineficiencias presentes dentro de los métodos de su organización y agilizar los procedimientos de gestión de documentos de cuentas por pagar. Al hacerlo, experimentará una velocidad y precisión de procesamiento AP sin precedentes y, como resultado, menores gastos asociados con sus operaciones AP y aumentará la rentabilidad de su empresa.
Procesamiento de facturas OCR más rápido y preciso
A través de nuestra tecnología de captura de documentos inteligentes, IForms y el procesamiento de facturas de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR), los procesos que involucran el llenado de formularios manuales se pueden automatizar. Esto ahorra a los empleados contables valiosos tiempo y puede impulsar drásticamente la productividad del departamento.
Iforms captura de manera inteligente los datos de documentos físicos, correos electrónicos, faxes y contenido estructurado o no estructurado; Luego, utilice esta información capturada para completar automáticamente los formularios relevantes. Nuestra función OCR está integrada con nuestro software de reconocimiento de facturas y puede dirigirse a campos o secciones específicas de un archivo físico o digital y capturar con precisión los datos dentro de estos campos.
Del mismo modo, para la línea de datos comerciales que no tienen forma, las capacidades inteligentes de captura de documentos y captura de facturas de nuestra solución iform OCR identifican los datos apropiados que corresponden con los documentos de cuentas específicas pagables para administrar. Con esta tecnología, las tareas futuras de entrada de datos se aceleraron y la calidad de los datos AP que se producen a partir de estos flujos de trabajo mejorará significativamente debido a la eliminación de la participación humana en estos procesos manuales. Ahora, los departamentos de AP pueden aprovechar los descuentos de pago temprano y evitar hacer pagos duplicados o atrasados.
su aprobación
gerente
para pago
Flujos de trabajo de aprobación de la
factura simplificada
Los largos procesos de aprobación de la factura pueden tomar giros improductivos cuando no existe una infraestructura colaborativa que pueda mantener el flujo de documentos pendientes en línea a medida que avanzan en diferentes aprobadores. Un formulario pendiente de revisión puede permanecer sin aprobación durante un período prolongado de tiempo sin un medio para verificar rápidamente qué aprobadores de cuentas por pagar aún no han revisado el documento; ralentizando significativamente un proceso de aprobación por completo.
Nuestra solución de aprobación de flujo de trabajo automatizado puede introducir un enfoque simplificado para ayudar a los procesos de aprobación normalmente a ser más rápidos y más eficientes. Con nuestro repositorio basado en la nube que sirve como una interfaz fácil de usar, se puede enviar un documento a través de una serie de aprobadores automáticamente con nuestra tecnología de enrutamiento basada en la decisión. A medida que un formulario se abre paso a través de un ciclo de aprobación y se intensifica a las personas apropiadas, los administradores pueden observar el proceso de flujo de trabajo en su conjunto de nuestro repositorio en línea y determinar dónde se ha estancado el progreso.
Nuestra solución de aprobación de flujo de trabajo automatizado también tiene un sistema automatizado de notificación de correo electrónico que recuerda a los aprobadores que revisen la documentación de facturas pendiente si aún no lo han hecho; Asegurando así que no haya pausas innecesarias en la progresión de una aprobación de formulario.
Mayor accesibilidad de datos OCR y conocimiento empresarial
Podemos unir los datos de OCR capturados de cualquier sistema de gestión de información financiera existente y software de procesamiento de facturas dentro de su departamento y mostrarlos a través de una única interfaz en línea. Ahora, acceder a documentos pasados es mucho más fácil y más rápido como resultado de las características de búsqueda intuitivas y potentes de nuestro repositorio de nubes y su integración perfecta a los sistemas financieros existentes. Además de mejorar la accesibilidad interna a la información, nuestro repositorio también puede ser aprovechado por los proveedores para que puedan analizar el estado de sus facturas por su cuenta.
Dado que toda la información digital se almacena y accede centralmente desde nuestro repositorio, los administradores pueden examinar el flujo de información financiera y asegurarse de que no haya ineficiencias que se inicien en un procedimiento de gestión de registros financieros. Dichas ineficiencias de procesamiento se pueden identificar rápidamente con la ayuda del tablero de administración intuitivo de nuestro repositorio y herramientas de informes integrados.
Al obtener esta nueva visión comercial de sus procesos AP y, posteriormente, abordar cualquier problema de procesamiento, se pueden acelerar los ciclos de ingresos y los datos de flujo de efectivo pueden presentarse con precisión a los ejecutivos. Del mismo modo, los auditores de terceros pueden usar nuestras capacidades de seguimiento de auditoría para completar sus inspecciones sin interrumpir los procesos en vivo.
Gestión de registros de extremo a extremo
Nuestras soluciones completas de gestión del ciclo de vida del documento pueden abordar las responsabilidades relacionadas con el cumplimiento que rodean sus registros financieros, al tiempo que le ayudan a recuperar el espacio de la oficina y aún le brindan acceso rápido a su inventario. Nuestros centros de registros están equipados con los últimos sistemas de seguridad para asegurarse de que sus registros en papel se administren de forma segura.
Tan pronto como sus registros ingresen a nuestras instalaciones de almacenamiento de documentos, colocamos códigos de barras en su inventario para que cuando solicite registros a través de nuestro portal de clientes en línea, Accesos electrónicos, podamos recuperar rápidamente las cajas correctas. Y nuestro personal capacitado puede ayudarlo con sus necesidades de conversión digital sin importar el alcance del proyecto de escaneo.
Una vez que sus registros físicos hayan llegado al final de su ciclo de vida, también podemos ayudarlo a purgar a desarrollar políticas de retención de registros únicos y administrar sus documentos almacenados hasta que hayan llegado al final de su ciclo de vida. Nuestros procedimientos de destrucción certificados cumplen con las regulaciones de NAID y, en lugar de adquirir un proveedor de servicios de terceros para servicios de destrucción, nos permiten convenientemente purgar su inventario físico por usted.
Ponerse en contacto
Puede comunicarse con nosotros por teléfono al 01.367.5009, o completar el formulario a continuación